Ein Immobilienmakler zu sein ist kein einfacher Job – zwischen der Suche nach Immobilien, dem Umgang mit Kunden und dem Abschluss von Verkäufen gibt es viel Hektik.

Viele Immobilienmakler arbeiten gerne unabhängig, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wäre es eine kluge Option, einige Ihrer Aufgaben an einen erfahrenen Assistenten zu delegieren. Hier kommen virtuelle Immobilienassistenten ins Spiel. Sie erhalten die Vorteile eines Assistenten, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie immer einen anderen Mitarbeiter beaufsichtigen und mikroverwalten müssen. Aber wie findet man aus der Ferne einen guten Assistenten?

Dieser Blog führt Sie Schritt für Schritt durch die Einstellung des richtigen virtuellen Immobilienassistenten für Ihr Unternehmen.

Wer ist ein virtueller Immobilienassistent?

Ein virtueller Assistent ist ein Auftragnehmer, der unabhängig oder über eine Agentur wie Wishup arbeitet. Sie sind in verschiedenen Branchen qualifiziert und unterstützen Immobilienmakler in verschiedenen Geschäftsbereichen. Was sie von einer Vollzeitkraft unterscheidet, ist, dass Sie nicht an einen langfristigen Vertrag gebunden sind und sie überwiegend auf Stunden-/Projektbasis arbeiten. Dies macht sie zur besseren und bequemeren Wahl für wachsende Unternehmen, die finanziell noch nicht stabil sind, um einen Vollzeitmitarbeiter einzustellen.

Wie stellt man den richtigen virtuellen Assistenten ein?

Bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten ist es klar, dass Sie sich etwas Zeit nehmen und Ihre Anforderungen verstehen, was Ihnen helfen wird, die am besten geeignete Person für den Job zu finden. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie mit der Suche nach einem virtuellen Immobilienassistenten beginnen –

Kennen Sie Ihre Anforderungen.

Wenn Sie nicht wissen, wofür Sie einstellen, werden Sie nie einen guten Assistenten finden. Es ist wichtig zu wissen, welche Aufgaben Ihr virtueller Assistent erledigen soll, bevor Sie überhaupt mit der Einstellung beginnen. Bevor Sie also mit der Suche beginnen, stellen Sie sich diese Fragen:

• Welche Aufgaben nehmen die meiste Zeit in Anspruch?
• Welche Aufgaben halten mich vom Kerngeschäft ab?
• Welche Aufgaben erledige ich gut selbst?
• Für welche Aufgaben bin ich nicht qualifiziert/erfahren genug, um sie selbst zu erledigen?

Diese Fragen helfen Ihnen, Ihre Stärken und Schwächen zu erkennen. Angenommen, Sie sind ein ausgezeichneter Kommunikator, haben aber keine Designfähigkeiten. In diesem Fall können Sie die Kundenkommunikation verwalten und Ihren virtuellen Immobilienassistenten die Social-Media-Designs und Blog-Posts erstellen lassen. Jetzt wissen Sie also, dass Sie nach einem virtuellen Assistenten suchen müssen, der Blogs schreiben, SEO verstehen und soziale Beiträge erstellen kann.

Falls Sie das Gefühl haben, dass Ihnen die Bereiche Verwaltung und Organisation fehlen, können Sie einen virtuellen Assistenten beauftragen, um Ihren Kalender zu planen und Ihren Posteingang zu organisieren. Gleiches gilt für forschungsnahe Aufgaben. Dies wird Ihnen auch dabei helfen, produktiver und fokussierter zu bleiben und Ihnen Zeit geben, sich auf geschäftsspezifische Aufgaben zu konzentrieren.

Schreiben Sie eine ausführliche Stellenbeschreibung.

Jetzt, da Sie wissen, was Sie von Ihrem virtuellen Assistenten erwarten, können Sie damit beginnen, eine detaillierte Stellenbeschreibung zu schreiben. Je detaillierter sie ist, desto mehr können Sie Ihre Bewerberliste eingrenzen und Zeit sparen, wenn Sie die falschen Kandidaten interviewen.

Stellen Sie eine Stellenbeschreibung, eine Einführung in das Unternehmen, ihre Hauptaufgaben, erwartete Qualifikationen und Fähigkeiten, Arbeitszeiten und alle anderen Details bereit, die Sie hinzufügen möchten. Sie denken vielleicht, dass dieser Prozess nur für Sie hilfreich ist, aber er ist auch für die Bewerber von großem Vorteil. Es wird ihnen helfen, den Job besser zu verstehen und was sie mitbringen sollten.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine unabhängige Einstellung oder eine Agentur wie Wishup entscheiden, ist es entscheidend, den Bewerbern eine kurze Stellenbeschreibung zu geben, um den richtigen Kandidaten zu finden.

Erkunden Sie Einstellungsmöglichkeiten.

Es gibt viele Optionen, wenn Sie einen virtuellen Immobilienassistenten einstellen, jede mit Vor- und Nachteilen. Abhängig von Ihren Vorlieben und der Art Ihres Unternehmens müssen Sie die bequemste Einstellungsmethode wählen. Lassen Sie uns einige der besten Ansätze zur Einstellung virtueller Assistenten untersuchen –

Stellen Sie über eine Outsourcing-Agentur wie Wishup ein

Dies ist die beste Option für Immobilienmakler, die keine Zeit haben, sich durch den Einstellungsprozess zu kümmern. Diese Agenturen kümmern sich selbst um den Einstellungsprozess. Bei Wishup prüfen, prüfen und stellen wir nur die besten 1 % der Bewerber ein und schulen sie außerdem in über 70 Tools, um sie auf den Job vorzubereiten.

Vorteile – Sparen Sie Zeit bei Vorstellungsgesprächen mit Kandidaten, sofortigem Ersatz und vorab geprüften virtuellen Assistenten, die Sie nicht anlügen und in weniger als 24 Stunden rekrutiert werden können.

Nachteile – Sie können Ihren virtuellen Immobilienassistenten nicht selbst auswählen; sie werden Ihnen stattdessen zugeteilt.

Machen Sie eine Stellenausschreibung online.

Mehrere Plattformen wie LinkedIn ermöglichen es Ihnen, eine Stellenausschreibung zu erstellen und virtuelle Assistenten einzustellen. Der Prozess ist einfach genug, und diese Option eignet sich am besten für Personen, die gerne sehr in den Einstellungsprozess involviert sind und die Kandidaten selbst interviewen. Dies ist jedoch möglicherweise nicht die beste Option, wenn Sie nach einer schnellen Einstellung suchen, da es oft einige Zeit dauern kann, gute Kandidaten zu finden.

Vorteile – Sie können in den Bewerbungsprozess einbezogen werden und Kandidaten auswählen.

Nachteile – Es ist zeitaufwändig und kann Monate dauern, den richtigen virtuellen Assistenten zu finden.

Plattformen für freiberufliche Jobs

Ähnlich wie bei Jobportalen gibt es Freelancer-Plattformen wie Fiverr und Upwork, auf denen bereits Jobprofile verfügbar sind und Sie den für die Stelle am besten geeigneten Kandidaten auswählen können. Dies ist auch ein schneller Einstellungsansatz, aber Sie haben keinen Kontakt mit Ihrem virtuellen Immobilienassistenten, bis Sie die Zahlung an die Plattform geleistet haben.

Vorteile – Sie können schnell Bewerber einstellen und Zeit sparen, Interviews zu führen und Lebensläufe in die engere Wahl zu ziehen.

Nachteile – Es handelt sich um einen direkten Vertrag ohne beteiligte Dritte, und es gibt keine Garantie dafür, dass der Freelancer Sie nicht anlügt.

Seien Sie klar bei Gehaltsvorstellungen.

Der Grund, warum virtuelle Assistenten Vollzeitbeschäftigten vorgezogen werden, ist, dass sie erschwinglicher sind. Wie viel günstiger wird von Ihnen und Ihren Anforderungen abhängen.

Es könnte weniger kosten, wenn Sie einen virtuellen Assistenten nur für routinemäßige Verwaltungsaufgaben benötigen. Die Einstellung für spezialisierte Aufgaben wie Lead-Generierung, Recherche oder Social-Media-Marketing kostet jedoch mehr. Aus diesem Grund ist es wichtig, wie bereits erwähnt, Ihre Anforderungen aufzuschreiben, um zu wissen, in welchen Bereichen Sie Kompromisse eingehen können, um Kosten zu sparen. Eine transparente Darstellung der Vergütung spart Ihnen und dem Bewerber zudem viel Zeit. So müssen Sie später nicht über das Gehalt verhandeln.

Das Beste an virtuellen Immobilienassistenten ist jedoch, dass sie stündlich arbeiten. Bei Wishup beginnen die Pakete bei 4 Stunden am Tag und gehen bis zu 8 Stunden am Tag. So können Sie in den lichteren Monaten das kürzere Paket wählen und in hektischen Zeiten Ihr Abo verlängern.

Interview

Dieser Schritt gilt eher für Makler, die über Jobportale oder Websites für Freiberufler einstellen. Abhängig von der Anzahl der Bewerbungen, die Sie erhalten, kann dies entweder ein schneller oder ein langwieriger Prozess sein. Es stehen mehrere Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Google Meet zur Verfügung, mit denen Sie das Interview führen können.

Wir empfehlen, die Videos während dieses Treffens laufen zu lassen, da Sie so ihre Körpersprache, Kommunikationsfähigkeiten und ihr Selbstvertrauen einschätzen können. Auch hier wird diese Person Sie und Ihr Unternehmen gegenüber Kunden vertreten, Sie möchten also jemanden, der die Botschaft klar und selbstbewusst vermitteln kann.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, sich mit einem Fragenkatalog auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Dadurch wirken Sie professioneller. Versuchen Sie, mit den Fragen kreativ umzugehen und stellen Sie Szenarien vor, in denen Komplikationen auftreten werden, und sehen Sie, wie sie diese Probleme lösen würden. Es wird Ihnen helfen, zu beurteilen, wie gut ihre Fähigkeiten zur Problemlösung sind und wie gut sie unter Druck funktionieren. Zusätzlich könnten Sie ihnen eine Aufgabe/Aufgabe geben, um zu sehen, wie gut sie in der Rolle abschneiden könnten.

Besprechen Sie Software und Kommunikationstools.

Kommunikation ist der Schlüssel, wenn Sie mit einem Remote Assistant arbeiten, da Sie ihn nicht persönlich treffen werden. Daher muss zwischen Ihnen ein klarer Kommunikationskanal über ein Tool bestehen, mit dem Sie während der Arbeitszeit problemlos darauf zugreifen können. Tools wie Slack oder WhatsApp eignen sich hervorragend, um aus der Ferne in Kontakt zu bleiben.

Ihr virtueller Assistent muss fließend und vertraut mit den Tools sein, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Wenn Sie beispielsweise Projektmanagement-Tools wie Asana verwenden, möchten Sie jemanden, der Erfahrung damit hat, damit er reibungslos zu Ihrem Arbeitsstil übergehen kann.

Eine gute Idee ist es, sie nach Tools und Software zu fragen, die sie zuvor verwendet haben und die dazu beitragen könnten, die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen. Da sie über jahrelange Erfahrung in Remote-Rollen verfügen, stellen sie Ihnen möglicherweise neue Tools vor, die Sie noch nicht kannten.

Betrachten Sie den Onboarding-Prozess.

Ähnlich wie Rom nicht an einem Tag erbaut wurde, wird Ihr virtueller Immobilienassistent am ersten Tag nicht alles erfassen können. Onboarding und Training für jede Rolle brauchen Zeit, egal ob für einen Remote-Job oder eine Rolle im Büro.

Unabhängig davon, ob Sie über eine Agentur wie Wishup oder über Jobportale einstellen, empfehlen wir Ihnen, in den ersten Wochen nach der Einstellung eng mit Ihrem virtuellen Immobilienassistenten zusammenzuarbeiten. Seien Sie verfügbar, um ihre Fragen zu beantworten und sie durch verschiedene Prozesse zu führen.

Wenn es andere Personen in Ihrer Organisation gibt, mit denen sie zusammenarbeiten werden, könnten Sie einen Teamanruf zur Einführung veranstalten und alle miteinander bekannt machen. Das gibt ihnen ein Zusammengehörigkeitsgefühl und macht die Zusammenarbeit für alle effizienter.

Erstellen Sie ein Feedback-System.

Der einzige Weg, sich zu verbessern, ist regelmäßiges Feedback, das in beide Richtungen funktioniert.

In den ersten Wochen müssen Sie Ihrem virtuellen Assistenten regelmäßig Feedback zu seiner Leistung geben und Verbesserungspotenziale aufzeigen. Um sie zu beruhigen, sollten Sie auch daran denken, sie für Aufgaben zu schätzen, die sie gut ausführen.

Sie können sie auch um ihre Beobachtungen und Rückmeldungen dazu bitten, was sie am Betrieb des Unternehmens verbessern oder ändern würden. Sie haben sie aus einem bestimmten Grund eingestellt, und sie könnten einige Ideen einbringen, um Ihr Geschäft zu verbessern.

Das Teilen von Feedback wird ihnen helfen, sich schneller mit der Rolle vertraut zu machen und auf lange Sicht die Notwendigkeit von Mikromanagement zu beseitigen.

Verstehe, wenn Dinge nicht funktionieren.

Manchmal mag ein Kandidat auf dem Papier perfekt sein, aber er passt einfach nicht gut zu Ihrem Unternehmen. Wenn die Dinge zwischen Ihnen und Ihrem virtuellen Assistenten nicht funktionieren, ist es möglicherweise besser, loszulassen, anstatt es zu einer unangenehmen Erfahrung für beide Beteiligten zu machen.

In diesem Fall ist die Einstellung bei einer Outsourcing-Agentur wie Wishup von Vorteil. Wir haben eine Richtlinie für sofortigen Ersatz, bei der keine Fragen gestellt werden. In dem seltenen Fall, dass Sie das Gefühl haben, mit Ihrem virtuellen Immobilienassistenten nicht zurechtzukommen, können wir Ihnen innerhalb weniger Stunden einen Ersatz zur Verfügung stellen. So muss Ihre Arbeit nicht darunter leiden.

„Die erste Regel des Managements ist das Delegieren. Versuche nicht, alles selbst zu machen, weil du es nicht kannst.“ -Anthea Turner

Der Weg zum Wachstum Ihres Unternehmens besteht darin, zu wissen, wann die Zeit zum Delegieren gekommen ist. Der Versuch, alles selbst zu erledigen, behindert Ihre Produktivität und ist kontraproduktiv für das Unternehmenswachstum. Wir hoffen, dass Sie diese Tipps hilfreich fanden und erwägen, einen qualifizierten, geschulten und qualifizierten virtuellen Immobilienassistenten von Wishup einzustellen, der über jahrelange Erfahrung verfügt, um Immobilienmaklern dabei zu helfen, ihr Geschäft auszubauen.

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