Das Arbeiten aus der Ferne ist zur neuen Norm geworden, seit die Pandemie von 2020 uns getroffen hat. Im aktuellen Szenario hat sich Fernarbeit schnell von einem Standard für Sicherheitsmaßnahmen und soziale Distanzierung zu der gewünschten Arbeits- und Betriebsmethode entwickelt. Infolgedessen beginnen Organisationen, Unternehmer und virtuelle Assistenten, die Vorteile der Fernarbeit zu verstehen.

Die Möglichkeit der Fernarbeit hat neue globale Management- und Produktivitätsmöglichkeiten geschaffen. Darüber hinaus ist die Suche und Einstellung qualifizierter Personen, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen, jetzt einfacher mit Hilfe der Online-Einstellung und der Arbeitsvermittlung.

Aus diesem Grund haben so viele Geschäftsinhaber, Projektmanager und Direktoren damit begonnen, virtuelle Assistenten einzustellen. Im Wesentlichen ist ein virtueller Assistent (VA) ein Fachmann, der aus der Ferne für Sie arbeitet, um Aufgaben zu erledigen, die Sie lieber auslagern würden, als sich selbst zu erledigen. Sie können wählen, ob Sie mit vielen VAs an verschiedenen Projekten oder verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit einem einzelnen Projekt arbeiten möchten.

Eine ausgezeichnete Methode, um Ihre Arbeitsbelastung zu verringern, ist die Einstellung von VAs. Denken Sie jedoch daran, dass Sie letztendlich für die Aufgaben verantwortlich sind und diese überwachen, bei denen die VAs Ihnen helfen. Das bedeutet, dass Sie die Verantwortung für die Aufgaben, die Sie anderen übertragen, nicht vollständig abgeben können.

Sie müssen Ihre virtuellen Assistenten beaufsichtigen. Arbeitstools zur Verwaltung virtueller Assistenten sind eine praktische Methode, um Aktivitäten zu rationalisieren und den Gesamtprozess zu optimieren. Damit Sie Ihre virtuellen Assistenten optimal nutzen können, haben wir dreizehn Arbeitstools aufgelistet, mit denen Sie Aufgaben rationalisieren und die Produktivität steigern können.

Chanty

Chanty ist ein Team-Collaboration- und Kommunikationstool, das hilft, Ihre Produktivität zu steigern und all Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben zu organisieren. Mit Chanty können Ihre VAs jede Nachricht in eine Aufgabe verwandeln und Fälligkeitsdaten dafür festlegen, während Sie diese Aufgaben nebeneinander verfolgen und zuweisen können.

Das ist nicht alles – wenn Sie oder Ihre VAs etwas im Detail erklären möchten, können Sie einen Video- oder Audioanruf führen und sogar Sprachnachrichten senden, wenn Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können.

Mit der Bildschirmfreigabefunktion können Sie und das Team alles detaillierter erklären, während sie Ihnen Bilder ihres Fortschritts zeigen oder eine Präsentation zur Überprüfung halten.

Auf der anderen Seite können Sie alle Ihre Aufgaben in Zeilen und Spalten anzeigen und erhalten so einen besseren Überblick über den Fortschritt Ihrer Roadmap.

Chanty bietet auch ein Teambook an, mit dem Sie alle Ihre Gespräche, Aufgaben, angehefteten Nachrichten und alle anderen Inhalte, die Sie teilen, an einem Ort aufbewahren können.

Egal aus welcher Branche Sie kommen, Chanty ist eine All-in-One-Lösung für Ihr ultimatives Arbeitswerkzeug.

ClickUp

ClickUp ist eine All-in-One-Projektmanagement-Software, die auch Planung, Berichterstattung über Ihre Aufgaben und Fortschritte bietet.

Wie andere Arbeitstools auf dem Markt verfügt ClickUp über starke Integrationen, mit denen Sie Aufgaben verwalten, Ziele definieren und Daten importieren können.

Um besser mit Ihren Teamkollegen und VAs zu kommunizieren, können Sie mithilfe der Docs-Integration Wikis, Anleitungen und Prozessdokumentationen erstellen. Außerdem können Sie sie mit Aufgaben verknüpfen, um von einem einzigen Ort aus auf alles zuzugreifen.

ClickUp kann vollständig an die Art von Team angepasst werden, das Sie verwalten, sodass sie sich mit demselben Arbeitstool vorbereiten, koordinieren und engagieren können.

Kalender

Calendly ist ein Besprechungsplanungstool, das Ihren Besprechungsplan auf die bequemste Weise koordiniert. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihren Kunden einen benutzerdefinierten Meeting-Link von Ihrem Calendly-Konto per E-Mail zu senden, und sie können einen Termin mit Ihnen vereinbaren, ohne ihre persönlichen Kalender synchronisieren zu müssen. Andere Personen haben die Wahl, calendly eine Verbindung zu ihren persönlichen Kalendern wie Google Kalender herzustellen.

Der Stress, der mit der Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen einhergeht, wird durch Calendly erheblich reduziert. Infolgedessen können Sie mehr Zeit auf die anderen Dinge verwenden, auf die Sie sich konzentrieren müssen, während Sie weniger E-Mails senden und empfangen müssen!

ProofHub

ProofHub ist ein weiteres Arbeitstool, mit dem VAs ihre Projekte verbessern können. Mithilfe von ProofHub können VAs Teammitglieder an Aufgaben und Gesprächen teilnehmen lassen, einzigartige Prozesse erstellen und sie über Chats, Ankündigungen oder Erwähnungen über Fortschritte informieren.

VAs können auch einfach zwischen Tabellen-, Kanban- oder Gantt-Diagrammansichten wechseln, um neue Einblicke in die Projekte zu gewinnen. Notizen, Korrekturlese-Tools und Berichtsfunktionen können alle verwendet werden, um Ihnen zu helfen, den Verlauf eines Projekts zu ändern, wenn die Gefahr besteht, dass das Budget überschritten wird.

Bienenstock

Laut Hive könnten Teams schneller arbeiten. Es ist eine allumfassende Projektmanagementanwendung, die für verschiedene Arbeitsstile entwickelt wurde. Mit Hive können Sie Projektzeitpläne anzeigen, Baselines überwachen und detaillierte Pläne in der Gantt-Ansicht ausführen. Finden Sie schnell heraus, wie Ihr Team vorankommt und wer wofür zuständig ist.

Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks Projekte, an denen Ihr Team arbeiten kann. Nutzen Sie die auf der Projekt-Homepage verfügbaren Arbeitszeittabellen und die Überwachung, um die Leistung Ihres Teams im Auge zu behalten. Mit Hive Notes for Meetings können Sie von gemeinsamen Notizen und Aufgabenverfolgung profitieren, Ihre Meetings interessant und interaktiv gestalten und immer mit klaren nächsten Aktionen enden.

Leinwand

Wie die Entwicklung von Inhalten benötigt auch das Grafikdesign Fachwissen und Erfahrung, die über dem liegen, was die Mehrheit der VAs haben wird. Es ist auch subjektiv. Für erfahrene Designer bieten Plattformen wie Adobe Creative Cloud anspruchsvolle, professionelle Funktionen. Nachdem die Grafiken jedoch von Fachleuten erstellt wurden, werden sie häufig von VAs bearbeitet.

Canva ist dafür ein fantastisches Tool. Canva ist benutzerfreundlich, bietet eine kostenlose Edition und eine große Auswahl an Stockfotos, Videos und Designs. Wenn Sie erhöhte Vermögenswerte wünschen, können Sie eine kostenpflichtige Version abonnieren.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und effektive Bilder sind für die Kommunikation Ihrer Ideen unerlässlich. Ihr VA wird in der Lage sein, fortgeschrittenere visuelle Arbeiten durchzuführen, wenn er sich mit Ihrem Unternehmen, seiner Geschichte und seinen Kunden vertraut macht.

Lies unseren Blog: Die Erfolgsgeschichte von Canva.

Togetherplatform.com

Fördern Sie das Wachstum Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen nützliche Mentoring-Möglichkeiten bieten.

Ein Mentoring-Programm namens Together Software bringt jeden Mitarbeiter auf intelligente Weise mit dem besten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zusammen, damit er von ihm lernen kann. Infolgedessen kann man die Leistung durch Verbindungen messen, fördern und vorantreiben, die auf Wachstum ausgerichtet sind.

Die Coaching-Software von Together macht es einfach, wichtige Daten zu sammeln. Beispielsweise ist das Erstellen von Mitarbeiterprofilen auf der Plattform einfach, indem bereits vorhandene HRIS-Daten und ein Registrierungsformular verwendet werden.

Aufgrund der Einfachheit können Mitarbeiter mehr Verbindungen herstellen und verbringen weniger Zeit damit, mit der Technologie herumzuspielen. Darüber hinaus werden wachstumsorientierte Dialoge durch die Verwendung von Handbüchern, Kursen, Artikeln und Videos in den geführten Mentorenprogrammen sichergestellt.

Zeit Doktor

Mithilfe von Time Doctor können Sie überwachen, wie viel Zeit jeder VA mit der Arbeit verbringt. So können Sie feststellen, ob sie die Zeit, die sie Ihnen in Rechnung stellen, optimal nutzen. Sie können über das Tool auf Produktivitätsberichte zugreifen, um die Kommentare zu unterstützen, die Sie Ihren VAs geben. Sie können im Auge behalten, wie viel Zeit sie verbringen – produktiv und unproduktiv.

Darüber hinaus zeigt es, wie viel Zeit sie einer bestimmten Aktivität oder einem bestimmten Projekt widmen. Das erleichtert Ihnen die Ermittlung des Aufwands für ein bestimmtes Projekt, was bei der Abrechnung hilfreich sein kann. Wenn Sie Ihre VAs stündlich kompensieren, liefert das Tool wichtige Zeitaufzeichnungen für Zahlungen.

Proprofsproject.com

ProProfs project ist ein One-Stop-Shop für alle Ihre Projektmanagement-Anforderungen, von der Konzeption bis zum Abschluss. Es ermöglicht die Zusammenarbeit im Team, sodass alle immer auf dem gleichen Stand sind. Um Ihre Projekte erfolgreich zu machen, können Sie schnell Feedback zu Aufgaben teilen, aussagekräftige Berichte erstellen und von einem einzigen Dashboard aus den nächsten Schritt unternehmen.

Der gemeinsame Kalender in ihrem Online-Projektplanungstool ermöglicht es Ihnen, Projekte zu planen und Aufgaben zuzuweisen. Kalenderprogramme wie Outlook, Google Calendar oder iCal sollten verwendet werden, um Meilensteine ​​zu synchronisieren. Analysieren Sie mit einem benutzerfreundlichen Dashboard, wer woran arbeitet. Um Fristen effektiv einzuhalten, können Sie auch Gantt-Diagramme verwenden, um die Entwicklung Ihrer Projekte zu verfolgen.

Zoho-Bücher

Das Zoho-Ökosystem umfasst Zoho Books, eine Cloud-basierte Buchhaltungs- und Buchhaltungsplattform, die auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet ist. Neben dem Erstellen von Rechnungen, dem Akzeptieren von Zahlungen und dem Überwachen der Ausgaben können Sie Kostenvoranschläge einreichen.

Eine weitere innovative Funktion von Zoho Books ist die Möglichkeit, Kunden, die ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben, automatisch daran zu erinnern. Diese Funktion kann Ihnen helfen, viel Zeit zu sparen. Darüber hinaus macht es diese Funktion Ihrem virtuellen Assistenten leicht, Ihren Kunden an die Zahlung zu erinnern.

Darüber hinaus enthält es viele hilfreiche Funktionen, darunter Kontaktverwaltung, Bestandsverwaltung und Zeitüberwachung.

Puffer

Mit Hilfe der Social-Media-Anwendung Buffer können Sie von einem Ort aus auf alle Ihre Social-Media-Konten zugreifen. Ihre Social-Media-Profile können in Buffer von Ihnen, Ihrem VA oder Ihrem Marketingteam verwaltet werden. Ihre VAs können Social-Media-Beiträge mit dem Veröffentlichungstool planen und sie mit der Genehmigungsoption für Ihre Genehmigung speichern.

Das Beste an Buffer ist, dass alle Social-Media-Beiträge, die von verschiedenen VAs oder anderen Teammitgliedern erstellt werden, gemäß dem festgelegten Veröffentlichungszeitplan verbreitet werden. So können Sie sie bei dieser Methode alle auf einmal sehen.

Holen Sie sich VoIP

Mit 300 verifizierten Dienstanbietern ist VoIP eine hervorragende Plattform für die Auswahl von VoIP-Anbietern. Sie verbinden Sie mit vorab geprüften VoIP-Anbietern und unterstützen Sie bei der Auswahl der besten VoIP-Telefonanlage für Ihre Anforderungen.

Sie können umfassende proprietäre Empfehlungen für einen klügeren Kauf durch detaillierte Bewertungen finden, um das Beste aus Ihrer VoIP-Software herauszuholen.

Das ist nicht alles; Mit ihrem QuoteMatch-Tool durchsuchen sie viele VoIP-Anbieter, um die vorab geprüften Übereinstimmungen zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Wenn Sie dann ein Profil erstellen, können Sie VoIP-Lösungen einfach einschränken, um Ihre individuellen Anforderungen, Ziele und Ihr Budget zu erfüllen. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf angepasste Ergebnisse.

Die VAs und Führungskräfte können die in diesem Blog aufgeführten Arbeitstools verwenden, um sie bei ihren Remote-Aufgaben zu unterstützen. Jedes Tool wurde für einen bestimmten Zweck entwickelt und kann VAs dabei helfen, ihre Aufgaben zu erledigen und Fristen einzuhalten.

Die Arbeit aus der Ferne kann weniger stressig und kollaborativer sein, wenn Sie diese Tools verwenden, um produktiver und organisierter zu werden. Da Sie die zugewiesenen Aufgaben verwalten und messen können, ermöglichen Ihnen virtuelle Assistenten, Aufgaben an VAs zu delegieren und gleichzeitig die Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Sie ermöglichen es Ihren VAs, Aufgaben zu übernehmen, die Sie entlasten, und dies ohne Einbußen bei Qualität oder Effizienz. Diese Tools sind für Sie und Ihr Remote-Team unerlässlich, wenn Sie planen, im Jahr 2022 remote zu arbeiten und virtuelle Assistenten einzustellen.