Fernarbeit war bis vor ein paar Jahren nicht üblich. Die jüngsten technologischen Entwicklungen haben es Unternehmen jedoch ermöglicht, die Fernarbeit recht effizient einzuführen.

Während der Pandemie fanden viele Menschen auch die Arbeit in einem Remote-Team bequemer und effizienter. Zu wissen, wie man den täglichen Betrieb online abwickelt, ist jedoch für jedes Unternehmen unerlässlich.

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Aus zahlreichen Gründen haben Unternehmen in letzter Zeit auch versucht, Remote-Arbeitsmöglichkeiten in ihren Betrieb aufzunehmen, wie z. B. eine hybride Einrichtung mit einigen Tagen im Büro und einigen Tagen zu Hause oder vollständig remote.

Die letzten Jahre haben für Unternehmen deutlich gemacht, dass Remote-Teams aufgrund ihrer vielen Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber effektiver sein können.

Vorteile des Remote-Arbeitens:

• Flexibilität
• Bessere Work-Life-Balance für Mitarbeiter
• Erhöhte Motivation
• Weniger oder keine Kosten für Büroflächen (kostengünstig)

Bis 2025 werden mehr als die Hälfte der bestehenden Unternehmen in allen Branchen aufgrund der Vorteile, die Teammitglieder und Unternehmen genießen, damit beginnen, auf Teambasis zu arbeiten.

Daher ist es wichtig, sich an die Online-Arbeitsumgebung zu gewöhnen und sich mit den besten Verwaltungstools auszustatten, die von verschiedenen Softwareunternehmen angeboten werden, um einen effektiven Tagesbetrieb für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.

Quelle: https://www.coreprocess.co/effektive-email-kommunikation-infografik/

Dieser Artikel stellt einige der besten E-Mail-Management-Softwaretools für Remote-Teams vor, deren Aufgaben ausschließlich von der E-Mail-Kommunikation abhängen, um die E-Mail-Produktivität und effektive Arbeit sicherzustellen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein E-Mail-Verwaltungssoftware-Tool?
• Vorteile der Implementierung eines E-Mail-Verwaltungstools für Remote-Mitarbeiter
• 10 der besten E-Mail-Management-Tools

Ein E-Mail-Management-Softwaretool hilft Unternehmen in der Regel dabei, ihre interne und externe E-Mail-Kommunikation zu verbessern.

Quelle: https://www.contactmonkey.com/blog/email-template-builder

Mit einem dieser E-Mail-Verwaltungstools können Remote-Teams effektiv als Team kommunizieren und ihren Mitarbeitern und ihren Kunden einen zufriedenstellenden Service bieten.

Die Verwaltung von Mitarbeitern und ihren Aufgaben kann in einem traditionellen Arbeitsumfeld eine Herausforderung darstellen – stellen Sie sich also vor, wie herausfordernd es ist, entfernte Teammitglieder zu verwalten!

Wenn Unternehmen E-Mail-Verwaltungstools implementieren, können Manager und Remote-Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten für einen bestimmten Tag besser verstehen und vor allem einen hervorragenden Kundensupport bieten, indem sie auf jede E-Mail antworten, die sie erhalten.

#1 Mailbutler

Wenn Sie Ihren Posteingang intelligenter gestalten möchten – egal ob Sie Gmail, Outlook oder Apple Mail verwenden – Mailbutler bietet Geschäftsinhabern und Freiberuflern zahlreiche Funktionen, um ihre E-Mails besser zu verwalten.

Oft ignorieren viele Unternehmen aus vertraulichen Gründen, wie wichtig es ist, ihren Mitarbeitern E-Mail-Verwaltungstools bereitzustellen, z. B. aus Angst, dass ihre privaten Gespräche an die Öffentlichkeit gelangen könnten.

Mailbutler bietet seinen Benutzern jedoch uneingeschränkte Privatsphäre. Durch die Verwendung von Mailbutler können Unternehmen und Freiberufler sicherstellen, dass ihre Gespräche nicht an Dritte weitergegeben werden, da Mailbutler zu 100 % den europäischen Datenschutzbestimmungen entspricht.

Hauptmerkmale

Mailbutler ist vollständig in Ihre native E-Mail-Anwendung integriert, sodass Remote-Teams nicht auf eine andere E-Mail-Plattform umsteigen müssen. Abgesehen von unverzichtbaren E-Mail-Funktionen wie „Später senden“, „Versand rückgängig machen“, „E-Mail-Verfolgung“ und sogar einer integrierten CRM-Option bietet Mailbutler seinen Benutzern Folgendes:

• Notizen und Aufgaben
• Kontaktmanagement
• E-Mail-Vorlagen
• E-Mail-Signaturen
• Gruppenarbeit

Vorteile der Verwendung von Mailbuter

Mailbutler erleichtert die Arbeit eines Remote-Teams, indem es ihnen ermöglicht, E-Mail-Vorlagen einfach zu teilen, Notizen an eine E-Mail anzuhängen, die für das gesamte Team sichtbar sind, und eine Liste der Kontakte eines Unternehmens mit detaillierten Informationen zu jedem Kontakt zu haben.

Preisgestaltung

Mit Mailbutler erhalten Benutzer eine kostenlose Testphase von 14 Tagen, in der sie alle Funktionen von Mailbutler nutzen können.

Nach der kostenlosen Testphase werden den Benutzern vier Preisstufen angeboten, darunter eine kostenlose Essential-Version, sodass sie auswählen können, welche ihren Anforderungen und ihrem Budget entspricht.

#2 Microsoft MyAnalytics

Microsoft MyAnalytics hilft Remote-Teams, produktiver zu sein. Microsoft Myanalytics ist ein unverzichtbares Produktivitätstool für Unternehmen.

Abgesehen davon, dass sie Remote-Teams hilft, produktiv zu bleiben, ermöglicht diese Software Managern, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen, auf E-Mails zu antworten und mit potenziellen Kunden zu kommunizieren.

Quelle: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2019/01/02/myanalytics-the-fitness-tracker-for-work-is-now-more-broadly-available/

Außerdem können Mitarbeiter sehen, welche geschäftlichen Gespräche sie im Auge behalten müssen und welche Kommunikationen gehalten werden müssen.

#3 Proprof-Helpdesk

Propof Helpdesk hilft Remote-Teams, alle E-Mail-Konten von einer einzigen Plattform aus zu verwalten.

Durch die Verwendung dieser E-Mail-Verwaltungssoftware können Remote-Teams den Zeitaufwand für das Hin- und Herwechseln zwischen den zahlreichen E-Mail-Konten, mit denen ein Unternehmen kommuniziert, reduzieren und effektive Arbeit leisten.

Propof Helpdesk ist am effektivsten für Mitarbeiter, die Kunden unterstützen, wo sie Kunden-E-Mail-Gespräche besser organisieren, vermeiden können, eine Antwort auf einen wichtigen Kunden zu verpassen, und die hohen Erwartungen erfüllen, die Kunden an den Kundensupport eines Unternehmens haben.

#4 Grammatik

Die Arbeit aus der Ferne erfordert viel schriftliche Kommunikation. Wenn die Kommunikation eines Unternehmens ausschließlich oder überwiegend auf E-Mail-Kommunikation basiert, kann es zeitaufwändig sein, auf die Grammatik- und Rechtschreibfehler im Inhalt jeder E-Mail zu achten.

Die Lösung dafür ist Grammarly, mit dem Benutzer einfach ihre E-Mails schreiben und ihre Grammatik und Rechtschreibung automatisch überprüfen lassen können.

Quelle; https://techcrunch.com/2019/09/24/grammarly-gets-a-tone-detector-to-keep-you-out-of-email-trouble/

Benutzer können die Grammarly-Browsererweiterung herunterladen, um ihr Schreiben von der E-Mail-Plattform, an der sie arbeiten, zu überprüfen, oder sie können die Grammarly-App verwenden.

Preisgestaltung

Grammarly bietet Benutzern eine kostenlose Testversion an, und wenn Benutzern die Funktionen gefallen, haben sie die Möglichkeit, Grammarly zu abonnieren. Andernfalls können Benutzer, wenn sie mit der kostenlosen Version zufrieden sind, eingeschränkte Funktionen kostenlos nutzen.

#5 Mailstrom

Die Arbeit mit E-Mails bedeutet, dass viele E-Mails für das Unternehmen irrelevant sind, oder es möglicherweise Spam-E-Mails gibt, die ein Benutzer löschen möchte, aber nicht die Zeit hat, sie alle durchzugehen.

Quelle: https://mailstrom.co/assets/marketing/stats-1fc92f31ed55b7eedc647aa18071dc42efb4e46056befca4638f827cfd0a952e.png

Mailstrom bietet seinen Benutzern Massenaktionen an, wie zum Beispiel:

• Löschen Sie Hunderte von E-Mails mit einem Klick
• Archivieren Sie wichtige E-Mails, die es wert sind, gespeichert zu werden, aber Platz im Posteingang beanspruchen
• E-Mails zwischen Ordnern verschieben

Die meisten E-Mail-Clients können Mailstrom verwenden.

Preisgestaltung

Mailstrom bietet eine kostenlose Testphase ohne Abfrage von Kreditkarteninformationen an und bietet eine begrenzte Anzahl von Funktionen. Sie erhalten jedoch Zugriff auf alle Mailstrom-Funktionen, wenn Sie sich anmelden.

#6 Saubere E-Mails

Wie Mailstrom ist auch Clean Email eine E-Mail-Verwaltungssoftware, die Benutzern hilft, ihren E-Mail-Junk zu verwalten.

Mit diesem Verwaltungstool können Sie Ihre E-Mails unter anderem mit automatischen Bereinigungsfunktionen, Abmeldefunktionen und Absenderblockierung organisieren und verwalten. Es ist vorteilhaft für Teams, die remote arbeiten.

Viele E-Mails in einem Posteingang zu haben, kann zu Verwirrung darüber führen, welche E-Mails Priorität haben und welche E-Mails die Zeit der Mitarbeiter nicht wert sind.

Um sicherzustellen, dass die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Durchsuchen ihrer E-Mails verbringen, effizient genutzt wird, kann diese E-Mail-Verwaltungslösung ihre Arbeit erleichtern und die E-Mail-Produktivität eines Remote-Teams steigern.

Preisgestaltung

Benutzer können beginnen, indem sie die kostenlose Testversion nutzen; Danach gibt es zahlreiche Pläne, je nachdem, wie viele Teammitglieder Benutzer der Software werden.

Darüber hinaus bietet Clean Email Rabatte für Bildungs- und gemeinnützige Organisationen.

#7 Hiver

Hiver ist ein E-Mail-Produktivitätstool, mit dem Sie E-Mails verwalten und Ihr Team produktiver machen können.

Quelle: https://www.uctoday.com/collaboration/hiver-releases-email-collaboration-platform/

Benutzer von Hiver können Funktionen genießen wie:

• E-Mail-Delegierung
• E-Mail-Tags
• Kollisionswarnungen
• Umfragen zur Kundenzufriedenheit

Preisgestaltung

Wie die meisten hier erwähnten E-Mail-Verwaltungsprogramme bietet Hiver Benutzern eine kostenlose Testphase an. Wenn der kostenlose Testzeitraum endet, können Benutzer den für sie besten Plan auswählen, abhängig von den Funktionen, die sie ihrer Meinung nach benötigen. Die Optionen sind:

Google Mail-Funktionen

Erwähnenswert sind auch einige der Funktionen, die Google Mail seinen Benutzern bietet.

Quelle: https://gizmodo.com/21-of-the-best-gmail-features-you-might-not-have-found-1833765905

#8 Kalender

Fernarbeit erfordert die Planung vieler Online-Meetings.

Für Manager ist es nicht bequem, E-Mail-Erinnerungen an alle Teammitglieder über ein Online-Meeting zu senden.

Um sicherzustellen, dass niemand ein Online-Meeting verpasst, können Remote-Teams damit beginnen, Meetings mit der Kalenderfunktion von Google Mail zu planen, wo sie Erinnerungen an wichtige Meetings erhalten können, egal ob auf ihren Notebooks, Mobiltelefonen oder Smartwatches.

#9 Aufgaben

Mit der Aufgabenfunktion von Google Mail können Teammitglieder auf eine benutzerfreundliche Funktion zugreifen, mit der sie sehen können, welche Aufgaben sie für einen Tag haben.

Aufgaben helfen Benutzern auch, bestimmte E-Mails als To-Do-Elemente auf ihren To-Do-Listen zu markieren. Auf diese Weise können Teammitglieder auf wichtige E-Mails antworten, ohne sie zu vergessen.

#10 Fahren

Gmail bietet seinen Nutzern auch eine Cloud-basierte Speicherplattform.

Dieses Tool ist hilfreich für Remote-Teams, da es Benutzern ermöglicht, von einer einzigen Plattform aus auf alle Dateien des Unternehmens zuzugreifen, während sie alles in Ordnern organisieren und sie mit bestimmten Mitgliedern teilen.

Und wenn Teammitglieder große Dateien an andere senden müssen, werden alle diese Dateien im Laufwerk ihres Kontos gespeichert.

Fazit

Unternehmen bieten viele andere E-Mail-Verwaltungssoftware an, um die Arbeit von Freiberuflern und entfernten Teammitgliedern zu erleichtern. Die oben genannten Tools gehören jedoch zu den besten E-Mail-Verwaltungssoftwareprogrammen auf dem Markt.

Die Verwendung von E-Mail-Verwaltungssoftware kann für einige Teammitglieder schwierig sein. Sie müssen lernen und mit Ihrem Team Nachhilfe geben. Am Ende wird es sich aber lohnen!

Unternehmen sollten die kostenlosen Testversionen nutzen, die einige dieser Tools anbieten, und entscheiden, welches Tool für ihre Branche und ihr Geschäft am besten geeignet ist.

Autor Bio:

Ilija Sekulov ist Berater für digitales Marketing und Senior SEO/SEM-Spezialist. Derzeit arbeitet er bei https://mailbutler.io