Das Internet hat es möglich gemacht, von fast überall auf der Welt zu arbeiten, wodurch die Notwendigkeit des Pendelns entfällt und den Mitarbeitern die Freiheit gegeben wird, wo sie leben und wie viel Zeit sie mit der Arbeit verbringen. Obwohl dies wie eine ideale Situation erscheinen mag, kann die Einrichtung einer effektiven Remote-Arbeitsumgebung, die die Produktivität fördert, ohne die richtigen Tools und ein wenig Organisation schwierig sein.

Mit diesen 12 Top-Tools, die Ihren Remote-Mitarbeitern helfen, effizient zu arbeiten, geben Sie ihnen alle Ressourcen, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser als je zuvor zu erledigen!

1) Schlaff

Slack ist eine dieser Apps, die sich wie ein Lauffeuer unter ihren Benutzern verbreitet hat und sich schnell von Nice-to-have zu unverzichtbar für die Zusammenarbeit entwickelt hat. Die App vereint eine Reihe von Tools in einer einzigen Oberfläche, vereinfacht Arbeitsabläufe und bietet unvergleichliche Transparenz in den Arbeitsabläufen Ihres Teams.

Eine Reihe großartiger Integrationen mit anderen Apps (einschließlich Google Drive, Dropbox, Trello usw.) machen Slack ideal für Remote-Mitarbeiter, die bei jedem Schritt nach Effizienz suchen.

Hier sind einige Dinge, die Sie über Slack wissen sollten:

• Slack hilft dabei, Konversationen unter Kontrolle zu halten, indem sichergestellt wird, dass sie relevant und sichtbar bleiben.
• Außerdem bleibt alles durchsuchbar und Teams können private Kanäle erstellen, an denen nur eingeladene Mitglieder teilnehmen können.
• Slack hilft nicht nur bei der Organisation von Diskussionen; es macht sie auch produktiver. Dies geschieht, indem es Benutzern ermöglicht, Dateien zu teilen, über Video- oder Sprachanrufe zu chatten, gemeinsame Notizen oder Folien zu bestimmten Themen zu erstellen sowie Erinnerungen für bevorstehende Besprechungen oder Veranstaltungen festzulegen.

All diese Funktionen ermöglichen es Mitarbeitern, miteinander zu interagieren, ohne physisch im selben Raum anwesend sein zu müssen – ein absolutes Muss, wenn Sie Talente über mehrere Zeitzonen hinweg einstellen möchten!

2) Google Drive

Obwohl es in Bezug auf die Funktionen ein wenig einfach ist, verfügt Google Drive über genügend Funktionen, um die Anforderungen vieler Unternehmen zu erfüllen. Das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten ist einfach, und die meisten Menschen sind bereits mit der Benutzeroberfläche vertraut.

Wenn Sie ein paar Leute haben, die für ihre Arbeit eine Art Textverarbeitungsprogramm benötigen, können Sie mit Google Docs nichts falsch machen. Es gibt auch Google Sheets, wenn Ihr Remote-Team an Zahlen arbeitet.

Mit den mobilen Android- und iOS-Apps können Ihre Mitarbeiter unterwegs auf Dokumente zugreifen, wodurch sie sich ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits besser verbunden fühlen.

Hier sind einige der besten Funktionen von Google Drive, die das Arbeiten aus der Ferne effizienter machen:

• 15 GB freier Speicherplatz – Google Drive bietet 15 GB kostenlosen Cloud-Speicher. Wenn Ihr Unternehmen jedoch mehr benötigt, wird ein Upgrade auf eine größere Speicherkapazität empfohlen.
• Arbeiten Sie auch offline an Dokumenten – Dies ist eine großartige Funktion für Mitarbeiter, die ständig reisen müssen oder die kein stabiles Signal finden können. Sobald das Gerät wieder online geht, werden alle Änderungen automatisch synchronisiert.
• Zugriff auf professionelle Vorlagen – Sie müssen keinen eigenen Rechnungs- oder Inhaltskalender erstellen. Google Drive gewährt Ihnen Zugriff auf eine Vielzahl professioneller Vorlagen.
• Anpassbare Freigabeeinstellungen – Mit Google Drive können Sie steuern, wer Ihre Dateien und Ordner sieht. Sie können sie mit Personen innerhalb Ihrer Organisation oder nur mit einer bestimmten Person teilen.

3) Trello

Sie können Trello verwenden, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Projektnotizen zu führen und den Fortschritt jeder Aufgabe zu überwachen. Und da Sie mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass alle Beteiligten wissen, was vor sich geht. Indem Sie Trello mit E-Mail verbinden, wird jede E-Mail zu einer Karte in Ihrer Liste, auf der ihr Fälligkeitsdaten zugewiesen werden können.

Dieses Tool bietet auch viele Anpassungsoptionen, damit Remote-Mitarbeiter effizient arbeiten und gleichzeitig auf Kurs bleiben können. Sie können beispielsweise Kommentare auf Karten hinterlassen oder Dateien hochladen. Sie haben auch eine App für Android- und iOS-Geräte, sodass Sie sich nicht über Ihren Computer anmelden müssen, um zu sehen, was los ist.

Beim Zuweisen von Karten für bestimmte Aufgaben können Benutzer Anhänge wie PDFs oder Word-Dokumente hinzufügen, indem sie sie von ihrem Desktop auf eine bestimmte Karte innerhalb der Plattform ziehen. Anstatt mehrere E-Mails zu bestimmten Aspekten von Projekten hin und her zu senden (z. B. um Feedback von anderen Teammitgliedern zu erbitten), können alle diese Informationen direkt auf einer bestimmten Karte in Trello platziert werden, damit alle Beteiligten sie sehen können.

4) Stapelbuch

Mit Batchbook können Sie ein Teamverzeichnis erstellen, Besprechungen planen und die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter verfolgen. Batchbook zeichnet auch den Urlaub und die freien Tage der Mitarbeiter auf, damit Sie nicht vergessen, wann alle außer Haus sind.

Für einen Kleinunternehmer, der keine internen HR-Dienste hat, ist Batchbook ein nützliches Tool für die Verwaltung von Mitarbeitern unterwegs. Sie können sogar automatisierte Texte und E-Mails senden, um Mitarbeiter an bevorstehende Termine und Projekte zu erinnern, die Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie häufige Updates von Ihrem Team zu allem benötigen, vom Arbeitsstatus bis hin zu Urlaubsplänen, ist Batchbook eine unschätzbare App, um alle organisiert zu halten.

5) Kaizen-Plattform

Kaizen Platform ist eine Plattform für Mitarbeiterkommunikation und Produktivität, die Kommunikation, HR, Management und Workforce Management in einer einzigen Lösung integriert. Es bietet automatisierte Workflows für wichtige Aktivitäten wie Gehaltsabrechnung und Personalbeschaffung.

Es bietet auch Echtzeit-Standortverfolgung, einen benutzerdefinierten App Store, Instant Messenger mit Geofencing-Funktion, On-Demand-Videokonferenzen und Gruppenchats mit Sprachanrufen mit mehreren Teilnehmern. Die offene API von Kaizen ermöglicht es Kunden, Geschäftsprozesse schnell anzupassen, ohne dass ihr IT-Team kostspielige Änderungen am Softwarecode vornehmen oder separate Systeme warten muss, die nicht miteinander integriert werden können.

6) GoToMeeting

GoToMeeting ist ein hervorragendes Tool für die Kommunikation zwischen Unternehmen (B2B) und Remote-Mitarbeitern. Mitarbeiter, die außerhalb eines Firmenbüros arbeiten, benötigen eine effektive Möglichkeit, mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.

GoToMeeting ermöglicht es Benutzern, Ideen auszutauschen, Prozesse zu demonstrieren, Präsentationen zu halten und Gruppendiskussionen über einen Live-Video-Feed zu führen – all dies ermöglicht es Personen an mehreren Standorten, sich persönlich zu treffen. Es ist einfach, sich anzumelden und loszulegen; Sie können es bis zu 40 Minuten pro Monat kostenlos nutzen (mit unbegrenzten Aufnahmen). Es gibt auch kostenpflichtige Pläne, wenn Sie mehr benötigen.

7) Basislager

Diese Projektmanagement-Software war die erste ihrer Art, und für viele Unternehmen verlassen sie sich immer noch darauf, wenn es darum geht, Projekte zu organisieren. Es ist ein großartiger Ort für Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, um Ideen auszutauschen und zusammenzuarbeiten.

Tatsächlich wurde Basecamp mit dieser Absicht entwickelt – die Plattform ermöglicht es Menschen innerhalb einer Organisation oder denen, die an verschiedenen Projekten arbeiten, zu kommunizieren und auf dem Laufenden zu bleiben, ohne das Gefühl zu haben, dass sie zu viel Ballast haben, wenn sie ein Projekt bald verlassen . Der Schlüssel ist zu wissen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nutzen.

Basecamp ermöglicht es Ihnen auch, Benachrichtigungen festzulegen, damit Teammitglieder Sie per E-Mail informieren können, wenn wichtige Updates auftreten.

8) HipChat

In der heutigen, zunehmend kollaborativen Arbeitsumgebung wird der Business-Chat immer wichtiger. Eine der vielen bevorzugten Optionen von Unternehmen ist HipChat.

HipChat wurde von und für Entwickler entwickelt und bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, ohne viel Unordnung (wie einige andere Chat-Apps). Mit der App können Sie Nachrichten, Bilder und Videos in den Räumen Ihres Teams posten und gleichzeitig Zugriff auf Dateien, Sprachanrufe und Video-Chats erhalten.

Bei Bedarf können Sie mit HipChat sogar Gruppen-Videokonferenzen oder Filesharing-Events zwischen Raummitgliedern veranstalten. Da HIPAA-konforme Messaging-Dienste wie Gmail in alle Funktionen von HipChat integriert sind, wissen Sie außerdem, dass Ihr Unternehmen aus Sicherheitsgründen geschützt ist.

9) Skypen

Obwohl es viele Tools für Online-Video- und Sprachanrufe gibt, ist Skype eines der beliebtesten für den persönlichen Gebrauch, da es kostenlos ist. Sie können auf jeder Plattform mit allen anderen Personen anrufen oder chatten, die Skype installiert haben.

Diese Desktop-Apps beinhalten auch Videoanrufe, sodass Sie wirklich sehen können, mit wem Sie sprechen. Sie können dies sogar verwenden, wenn Sie Computerprobleme aus der Ferne beheben, sei es der gefürchtete BSOD oder der Fehlercode 0xc000007b. Es gibt ein paar verschiedene Versionen, je nachdem, wofür Sie es brauchen, aber alle haben unglaubliche Funktionen wie Instant Messaging, Dateifreigabe und sogar Voicemail-Funktionen, wenn Sie eine E-Mail-Adresse anstelle einer Telefonnummer verwenden, um sich anzumelden.

Hier sind weitere Tipps zur effizienteren Nutzung von Skype:

• Verwenden Sie die Webversion – Obwohl es sich noch in der Beta-Phase befindet, funktioniert die Webversion von Skype gut für Chats. Der Browser-Client von Skype bietet Ihnen Zugriff auf die Grundfunktionen der Plattform, ohne die App selbst installieren zu müssen.
• Gruppenchats einrichten – Wenn Sie Hunderte von Teammitgliedern auf der ganzen Welt haben, würde es Ihnen helfen, mehr Aufgaben zu erledigen, wenn Sie dedizierte Chat-Gruppen für bestimmte Abteilungen haben. Separate Chat-Gruppen ermöglichen es Ihnen, Ihr Team zu organisieren und richtig zusammenzuarbeiten.
• Nutzen Sie Textbefehle – Diese Funktion ist vielen Benutzern noch unbekannt. Es lohnt sich also wirklich, diese Befehle zu kennen, um den Chat noch besser zu machen. Wenn Sie beispielsweise „/topic groupname“ eingeben, können Sie Gruppennamen ändern und vereinfachen.
• Nehmen Sie jederzeit an Gruppenanrufen teil – Dies ist keine neue Funktion, aber eine, die sehr nützlich ist. Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht an einem Anruf teilnehmen können, können Sie später noch einsteigen, wenn Sie möchten. Beachten Sie jedoch, dass es einige Sekunden dauern kann, bis Skype ordnungsgemäß synchronisiert und festgestellt wird, ob ein Anruf aktiv ist, wenn Skype noch gestartet wird.

10) Procore

ProCore ist eine vollständig integrierte Baumanagementplattform, die Teams dabei unterstützt, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, die Projektverwaltung zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Mit dieser Softwareplattform können Auftragnehmer ihre Projekte über mehrere Standorte hinweg verwalten und gleichzeitig mit ihrem Team in Verbindung bleiben.

Es gibt Optionen für Web-, Mobil- und Desktop-Tools, sodass Sie wählen können, wie Sie arbeiten möchten. Procore verfügt über Tools für alles, von der Planung über die Terminplanung bis hin zur Buchhaltung und Schätzung. Wenn Sie in irgendeinem Schritt Ihres Geschäftsprozesses Hilfe benötigen oder nach Lösungen suchen, die über das hinausgehen, was sie direkt anbieten, können sie Sie mit vertrauenswürdigen Partnern wie Microsoft Azure verbinden, deren Produkte sich nahtlos in Procore integrieren lassen und von internen Kundensupportspezialisten unterstützt werden Ihr eigenes Unternehmen.

11) Witz

Quip ist ein Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Mit Quip können Ihre Mitarbeiter problemlos von überall aus arbeiten. Quip hat auch ein Browser-Plugin, mit dem Sie Dokumente sofort aus jeder Anwendung (Word, Google Docs) aktualisieren können.

Es ist Google Drive oder Dropbox sehr ähnlich, aber speziell für die Arbeit mit Dokumenten und nicht nur für die einfache Speicherung. Wenn Ihnen beispielsweise ein Mitarbeiter ein Dokument oder eine Tabelle per E-Mail-Anhang sendet, können Sie es an Ihren Quip-Posteingang weiterleiten und mit der Bearbeitung beginnen!

12) Google-Hangouts

Google Hangouts ist ein großartiges Tool für Videokonferenzen, mit dem Sie mit all Ihren Remote-Mitarbeitern in Kontakt bleiben können. Sie können es nicht nur für Videokonferenzen verwenden, sondern Sie können Hangouts auch verwenden, um virtuelle Teambesprechungen durchzuführen, Dokumente auszutauschen und neue Ideen zu sammeln.

Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen über alles, was vor sich geht, auf dem Laufenden bleiben, ohne jemals an einem Ort gleichzeitig sein zu müssen. Es ist auch einfach und bequem – melden Sie sich einfach bei Google an und richten Sie Besprechungen zu einem Zeitpunkt ein, der für alle Beteiligten am besten passt. Wenn jemand eine Idee für Ihr Unternehmen hat oder Anregungen von einem anderen Mitarbeiter möchte, kann er seine Gedanken über Hangouts mitteilen, ohne zu versuchen, ihn per Telefon oder E-Mail ausfindig zu machen.

Einpacken

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben, die für Ihr Unternehmen arbeiten, kann es schwierig sein, genau zu wissen, wie sie täglich arbeiten und arbeiten. Woher wissen Sie, ob sie die Arbeit pünktlich fertigstellen? Haben sie Probleme, ihre Arbeit zu erledigen?

Und als Unternehmer sind Sie ständig bestrebt, Ihren Mitarbeitern mehr Freiheit und Flexibilität zu geben, damit sie arbeiten können, wann und wo sie wollen, und trotzdem pünktlich fertig werden. Da die Technologie das Arbeiten aus der Ferne einfacher denn je macht, haben Sie viele Optionen zur Auswahl, wenn es darum geht, Ihren Remote-Mitarbeitern zu ermöglichen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.

Mit diesen 12 Top-Tools, die Ihren Remote-Mitarbeitern helfen, effizient zu arbeiten, können Sie immer sicher sein, dass Ihr Team seine Aufgaben erledigt und die Standards und Erwartungen Ihres Unternehmens einhält.