Für jedes kleine Unternehmen ist die Buchhaltung wichtig, wenn Sie den Überblick über Ihre Finanzen behalten und wachsen möchten. In der Anfangsphase müssen Sie sich möglicherweise selbst um die Buchhaltung kümmern, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es sein, dass Sie zu beschäftigt oder zu komplex werden, um es alleine zu erledigen. In diesem Fall könnte es sinnvoller sein, einen virtuellen Buchhaltungsassistenten einzustellen, der Ihnen diese Last von den Schultern nimmt.

Ob Sie die Bücher selbst verwalten oder diese Aufgabe an einen virtuellen Buchhalter delegieren möchten; Dieser Blog hilft Ihnen, die Grundlagen der Buchhaltung zu verstehen, die jeder Kleinunternehmer kennen sollte.

Warum ist die Buchhaltung für kleine Unternehmen so wichtig?

Ob Sie die Buchhaltung selbst erledigen oder an einen Remote-Assistenten auslagern, es ist unerlässlich, dass Ihre Buchhaltung korrekt geführt wird. Hier sind einige der Gründe, warum die Buchhaltung für kleine Unternehmen unerlässlich ist:

• Die Aufteilung Ihrer geschäftlichen und privaten Mittel garantiert, dass Sie nicht persönlich für Schulden oder Probleme verantwortlich sind, die sich aus Ihrem Unternehmen ergeben.
• Die Überwachung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens identifiziert Möglichkeiten zur Verbesserung der Praktiken oder identifiziert Bereiche, die verbessert oder geändert werden müssen.
• Das frühzeitige Auffinden von Fehlern durch die Überwachung von Zahlungen und Abstimmungen hilft, finanzielle Probleme in der Zukunft zu vermeiden.
• Es ist möglich, Geld zu sparen und die Buchhaltung kleiner Unternehmen zu vereinfachen, indem Steuerprozesse optimiert und Partnerschaften mit Steuerexperten geschlossen werden.
• Die genaue Verwaltung von Unterlagen und Daten erleichtert Prozesse wie die Qualifizierung für einen Kredit.

7 Buchhaltungsgrundlagen für kleine Unternehmen

1. Wählen Sie eine Buchungsmethode aus

Es gibt zwei Arten der Buchführung: die einfache und die doppelte Buchführung. Sie müssen eine Technik auswählen, bevor Sie mit der Verwaltung von Finanzinformationen beginnen können, da die von Ihnen ausgewählte Methode beeinflusst, wie Sie jede Finanztransaktion eingeben.

Einzelbuchhaltung ist die grundlegendste Art der Buchhaltung. Jede Finanztransaktion muss nur einmal in Ihrer Gesamtbuchhaltung erfasst werden. Dieser Ansatz eignet sich gut für Freiberufler oder Kleinunternehmer, die nur eine Handvoll Geschäftstransaktionen pro Monat haben.

Doppelte Buchführung ist komplizierter, aber langlebiger und besser geeignet für Unternehmen, die mit wenigen Bestellungen im Monat über das Homeoffice hinausgekommen sind. Alle Transaktionen werden in einem Journal der doppelten Buchführung erfasst. Anschließend wird jeder Posten zweimal im Hauptbuch registriert, als Belastung und als Entlastung.

Unter diesen beiden Methoden wird den meisten Kleinunternehmern oft die doppelte Buchführung empfohlen, unabhängig davon, wie viel Geld sie jeden Monat einbringen. Außerdem basiert heute praktisch jede Buchhaltungssoftware auf der doppelten Buchführung.

Unsere virtuellen Buchhaltungsassistenten bei Wishup beherrschen beide Eingabemethoden. Da Sie jedoch aus der Ferne mit ihnen arbeiten, ist die doppelte Buchführung die geeignetere Option, da sie von den meisten Buchhaltungsprogrammen verwendet wird.

2. Richten Sie ein Hauptbuch ein, um Transaktionen aufzuzeichnen

Früher haben Firmen ihre finanziellen Aktivitäten in Büchern festgehalten, die als Hauptbuch bekannt sind. Dieses Konzept ist mittlerweile veraltet, und g Hauptbücher sind jetzt hauptsächlich virtuell, was sie in der heutigen Remote-Arbeitsumgebung bequemer macht.

Wenn Sie eine Finanztransaktion wie einen Verkauf, eine Rechnung oder eine Rechnung abschließen, sollten Sie diese in Ihrem Hauptbuch dokumentieren. Dieser Vorgang wird als Journalbuchung bezeichnet.

Es gibt mehrere Methoden, um ein Hauptbuch virtuell zu erstellen. Google Sheets sind am zugänglichsten und erschwinglichsten – da online darauf zugegriffen werden kann und keine Abonnementgebühr anfällt.

Das Jonglieren mit verschiedenen Konten kann jedoch die Hauptbücher komplex machen, insbesondere wenn die Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Transaktionen zunimmt. Eine erschwingliche und bequeme Wahl für wachsende Unternehmen ist es, ihre Buchhaltungsanforderungen an einen qualifizierten virtuellen Assistenten auszulagern, der ihnen helfen kann, ihre Konten und Bücher effizient zu verwalten.

3. Trennen Sie Ihre Ausgaben in geschäftliche und persönliche

Eröffnen Sie ein Firmenbankkonto und halten Sie Ihre Firmen- und Privatfinanzen getrennt. Dasselbe Konto für beide Zwecke zu haben, ist eine große rote Fahne.

Dafür gibt es einige Gründe.

Ein wichtiger Faktor ist die Haftung. Angenommen, Sie führen ein Unternehmen oder eine LLC von demselben Konto aus und mischen Ihre Finanzen. In diesem Fall besteht eine gute Chance, dass Sie persönlich für Schulden oder finanzielle Probleme, in die Ihr Unternehmen gerät, zur Rechenschaft gezogen werden.

Steuern sind auch ein wesentlicher Faktor dafür, warum Sie Ihre Privat- und Geschäftskonten nicht kombinieren sollten. Unternehmenskosten können auf Ihrem persönlichen Konto landen, wodurch Sie einen erheblichen Steuerabzug verpassen. Es könnte auch dazu führen, dass Ihr Buchhalter zusätzliche Zeit für Ihre Steuern aufwendet. In beiden Fällen verlieren Sie Geld, was das Letzte ist, was ein Geschäftsinhaber will.

4. Wählen Sie geeignete Tools aus

Wenn Sie eine Transaktion in Ihre Bücher aufnehmen, muss sie klassifiziert werden. Das hilft Ihrem Buchhalter, mehr Abzüge zu kassieren, und macht Ihr Leben einfacher, wenn Sie geprüft werden. Ihre Branchennische bestimmt weitgehend, wie Sie Transaktionen kategorisieren. Ihre Transaktionen werden in fünf Kontotypen eingeteilt: Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen, Kosten und Eigenkapital.

Dann müssen Sie die besten Buchhaltungstools auswählen. Derzeit gibt es drei beliebte Optionen.

Erstens können Sie eines der Hunderte von verfügbaren öffentlichen Cloud-Buchhaltungssystemen wie Wave, Xero oder QuickBooks verwenden. Diese sind ziemlich einfach zu verstehen und können sowohl von internen als auch von hybriden Teams problemlos verwendet werden.

Zweitens könnten Sie sich für kostenlose Online-Tools wie Google Sheets entscheiden, über die wir in unserem vorherigen Punkt gesprochen haben.

Drittens könnten Sie diesen gesamten Prozess an einen Buchhaltungsassistenten auslagern, der die oben genannten Tools verwenden kann, um Ihre Finanzen zu verwalten, Transaktionen zu verfolgen, Zahlungen nachzuverfolgen und sogar bei Steuern zu helfen.

5. Transaktionen genau aufzeichnen

Sie haben also Ihre Finanzkonten eingerichtet und ein Buchhaltungssystem gewählt; was jetzt? Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie beginnen müssen, Ihre Finanzen zu verfolgen. Neben der Bereitstellung der Daten müssen Sie auswählen, welche Konten belastet und welche gutgeschrieben werden.

Denken Sie daran, dass jede Transaktion genau und auf dem richtigen Konto dokumentiert werden muss. Andernfalls stimmen Ihre Salden nicht überein und Sie erhalten ein ungenaues Bild davon, wo Ihr Unternehmen finanziell steht.

Moderne Buchhaltungssoftware kann Ihre Bankdaten für Sie integrieren, sodass Sie jede Transaktion nicht manuell eingeben und kategorisieren müssen. Angenommen, Sie sind immer noch Old School und verwenden Tabellenkalkulationen als Hauptbuch. In diesem Fall müssen Sie darauf achten, dass alle Informationen korrekt aufgezeichnet werden.

Dies kann ein langwieriger und mühsamer Prozess sein, und es ist hilfreich, sich bei diesem Prozess von einem Buchhaltungsexperten unterstützen zu lassen.

6. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bücher „ausgeglichen“ sind

Kontobelastungen und -gutschriften sollten übereinstimmen, wenn sie irgendwo am Ende des Monats, Quartals und Jahres summiert werden. Wenn dies der Fall ist, weist dies darauf hin, dass Ihre Bücher „ausgeglichen“ sind.

Sie müssen die Journalbuchungen in das Hauptbuch hochladen und die Kontensalden ändern. Dies bedeutet, dass Sie alle Ihre Gutschriften und Belastungen sowie Gewinne und Verluste berücksichtigen und den Barkontostand mit dem verbleibenden Betrag aktualisieren müssen.

Kurz gesagt, Sie sollten diese Formel verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Bücher angemessen ausgewogen sind –

Verbindlichkeiten + Eigenkapital gleich Vermögen

Wenn zwei Seiten der Gleichungen nicht übereinstimmen, müssen Sie die Tagebucheinträge noch einmal durchgehen, um nach Fehlern zu suchen. Sie sollten diesen Vorgang wiederholen, bis die Konten ausgeglichen und abgeglichen sind.

Als Unternehmer können Sie es sich nicht leisten, Fehler zu machen und Zeit zu verlieren. Daher ist es ratsam, einen virtuellen Buchhalter zu beauftragen, um sicherzustellen, dass Ihre Konten korrekt ausgeglichen sind, ohne Fehler oder Neuberechnungen.

7. Buchhaltung zur Gewohnheit machen

Wie alles andere im Geschäftsleben würde es Ihnen sehr zugute kommen, wenn Ihre Bücher regelmäßig nach einem angemessenen Zeitplan geführt würden. Das schafft Einheitlichkeit und gibt Ihnen Stabilität und Sicherheit bei Ihren Finanzen. Es wird Ihnen auch helfen, zukünftige Probleme zu vermeiden.

Zeichnen Sie alle finanziellen Aktivitäten wie Rechnungen, Zahlungsanweisungen, Banktransaktionen und Verkäufe wöchentlich oder vierzehntägig auf. Sie können dies selbst erledigen oder an einen Buchhaltungsassistenten auslagern. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sich auch während des Outsourcings regelmäßig mit Ihrem Assistenten treffen, um über den Status Ihrer Finanzen auf dem Laufenden zu bleiben. Machen Sie es sich zur Aufgabe, Ihre Bücher jeden Monat am selben Tag zu schließen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie dies häufiger tun.

Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Bücher zu lesen, während Ihr Geist frisch und beschäftigt ist, wie zum Beispiel früh am Morgen. Mit einem virtuellen Buchhaltungsassistenten, der in der Nachtschicht arbeiten kann, können Sie Ihre Bücher morgens als erstes zur Einsichtnahme bereithalten. Ein frischer Ausblick kann Ihnen helfen, das Wachstum Ihres Unternehmens besser zu planen.

Warum Ihre Buchhaltung an einen virtuellen Buchhaltungsassistenten auslagern?

Wie wir bereits besprochen haben, können Sie Ihre Konten selbst verwalten, wenn sich Ihr Unternehmen in der Anfangsphase befindet. Mit zunehmendem Wachstum steigt jedoch die Arbeitsbelastung. Wenn Sie sich weiterhin um die Buchhaltung kümmern, haben Sie wahrscheinlich keine Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Allerdings ist die Einstellung eines Vollzeit-Buchhalters für viele Kleinunternehmer möglicherweise keine praktikable Option. Dies kann viele Gründe haben, wie z. B. fehlende finanzielle Mittel oder Büroflächen und -ausstattung.

Hier kann ein virtueller Assistent eine enorme Bereicherung für Ihr Unternehmen sein.

Virtuelle Assistenten sind Auftragnehmer, die Sie über Online-Plattformen oder Outsourcing-Agenturen wie Wishup einstellen können. Sie erledigen Ihre Geschäftsaufgaben aus der Ferne und werden auf Stundenbasis bezahlt.

Vorteile der Einstellung eines virtuellen Assistenten von Wishup

Virtuelle Assistenten sind kostengünstig

Damit Ihr Unternehmen wachsen kann, müssen Sie wo immer möglich Kosten senken. Aus diesem Grund ist die Beschäftigung eines virtuellen Assistenten eine hervorragende Alternative zu einem Vollzeit-Buchhalter. Sie werden stundenweise bezahlt und benötigen keine Zusatzleistungen, Prämien, bezahlten Urlaub, Versicherungen oder Altersvorsorgepläne. Sie bezahlen sie nur für die Anzahl der Stunden, die sie für Sie gearbeitet haben.

Virtuelle Assistenten sind rechenschaftspflichtig

Wie bereits erwähnt, müssen Sie Ihre virtuellen Assistenten nur für die von ihnen geleistete Arbeit bezahlen. Und im Gegensatz zu einem normalen Mitarbeiter können Sie genau verfolgen, wie viel Arbeit sie in einer Stunde leisten. Darüber hinaus senden Ihnen unsere virtuellen Assistenten bei Wishup einen detaillierten Tagesbericht mit den Aufgaben, die sie an diesem Arbeitstag erledigt haben. Auf diese Weise können Sie auch dann, wenn Sie nicht regelmäßig mit Ihrem virtuellen Buchhalter in Kontakt stehen, wissen, wie er seinen Tag verbringt.

Arbeiten Sie mit den besten 1 % der Talente zusammen

Die Rekrutierung eines guten Mitarbeiters ist ein mühsamer Prozess und kann Wochen dauern.

Bei Wishup kümmern wir uns um den Screening- und Einstellungsprozess und stellen nur die besten 1 % der Kandidaten ein. Darüber hinaus schulen wir unsere virtuellen Assistenten in über 70 Tools, um sicherzustellen, dass sie auf den Job vorbereitet sind.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Bücher in Ordnung sind

Das ist alles dazu.

Die Grundlagen der kaufmännischen Buchführung.

Wir behaupten nicht, dass Sie sofort ein fantastischer Buchhalter werden, aber die Kenntnis der Grundlagen ist entscheidend, um das Wachstum Ihres Unternehmens sicherzustellen. Egal, ob Sie planen, Ihre Bücher selbst zu verwalten oder sie an einen virtuellen Buchhalter auszulagern, wir hoffen, dass Ihnen diese Buchhaltungsgrundlagen beim Einstieg in Ihre Reise helfen werden.

Wenn Sie Ihr Geschäft mit unserem talentierten Team von Buchhaltungsexperten ausbauen möchten, klicken Sie hier, um noch heute eine kostenlose Beratung mit Wishup zu vereinbaren, oder schreiben Sie uns eine E-Mail an [email protected]