Wenn Sie erwägen, einen virtuellen Buchhaltungsassistenten einzustellen, haben Sie wahrscheinlich viele Fragen.

Es ist schwierig, die richtigen Talente für Ihr Unternehmen zu finden, und die Einstellung virtuell mag noch entmutigender erscheinen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Einstellung aus der Ferne einfacher ist, da Sie aus einem breiteren Talentpool auswählen können und nicht durch den Standort eingeschränkt sind.

Obwohl sich die Rolle eines virtuellen Buchhalters nicht von der eines internen Buchhalters unterscheidet, gibt es geringfügige Unterschiede in ihrer Arbeitsweise. Um eine reibungslose und nahtlose berufliche Beziehung zu haben, sollten Sie daher sicherstellen, dass Sie die richtige Person für den Job einstellen.

Zur Vereinfachung haben wir eine Liste mit Fragen zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihre Kandidatenliste einzugrenzen, bis Sie Ihren perfekten Kandidaten gefunden haben.

Wer ist ein virtueller Buchhaltungsassistent?

Ein virtueller Buchhaltungsassistent ist ein qualifizierter Buchhaltungsexperte, der aus der Ferne arbeitet und Ihrem Unternehmen bei der Verwaltung seiner Finanzen hilft.

Sie sparen Unternehmern viel Zeit und Geld, indem sie sich um niedere und mühsame Routineaufgaben kümmern, die noch wichtig sind und erledigt werden müssen.

Der einzige wesentliche Unterschied zwischen einem internen Buchhalter und einem virtuellen Buchhaltungsassistenten besteht darin, dass ein virtueller Buchhalter nicht von Ihrem Büro aus arbeitet, sondern von seinem eigenen Haus oder einem Co-Working Space aus. Dank moderner Technologie können sie jedoch weiterhin per Videokonferenz an wichtigen Firmenmeetings teilnehmen.

Einige der Aufgaben, die Sie an Ihren virtuellen Buchhaltungsassistenten auslagern können, sind:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden
• Erstellung von Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen
• Kontoauszüge abgleichen
• Erstellen von Rechnungen und Hauptbüchern
• Umsatzsteuermeldung
• Rechnungsversand an Kunden
• Verwalten von Finanzdaten und
• Eingabe von Verbindlichkeiten und Forderungen

Eine detailliertere Liste der Aufgaben, die Sie an einen virtuellen Buchhaltungsassistenten delegieren können, finden Sie in unserem Blog: 14 Buchhaltungsaufgaben, die ein virtueller Assistent für Unternehmer erledigen kann.

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10 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie einen virtuellen Buchhaltungsassistenten einstellen

Wie sind Ihre Arbeitszeiten und wie ist Ihre Verfügbarkeit?

Virtuelle Assistenten arbeiten aus der ganzen Welt. Beispielsweise könnte sich Ihr Büro in Los Angeles und Ihr virtueller Assistent in Indien befinden. Daher ist eine klare Kommunikation über die Arbeitszeiterwartungen sehr wichtig.

Die gute Nachricht ist, dass virtuelle Assistenten flexible Arbeitszeiten haben und mit ihren Zeitplänen sehr entgegenkommend sein können. Noch mehr, wenn Sie bei einer Agentur für virtuelle Assistenz wie Wishup anstellen, können Sie einen virtuellen Assistenten finden, der nach Ihrem bevorzugten Zeitplan arbeitet. Zeit ist also kein Problem.

Sie müssen auch die Stunden besprechen, die Sie erwarten, dass sie für Ihr Unternehmen arbeiten. Da es sich nicht um festangestellte Mitarbeiter handelt, können Sie ihre Arbeitstage basierend auf Ihrem Budget und Ihrer Arbeitsbelastung festlegen. Beispielsweise könnte Ihr virtueller Assistent wie ein normaler Mitarbeiter von Montag bis Freitag für Ihr Unternehmen arbeiten, aber wenn die Arbeitsbelastung gering ist, können Sie ihn auch bitten, nur an zwei Tagen in der Woche zu arbeiten.

Jedes Unternehmen ist anders, und es ist wichtig, die entscheidenden Details im Voraus festzulegen, damit später kein Raum für Missverständnisse besteht.

Wie werden wir kommunizieren?

Wenn Sie mit einem internen Buchhalter zusammenarbeiten, denken Sie nicht einmal an die Kommunikation, da sie im Büro arbeiten.

Aber mit einem virtuellen Buchhaltungsassistenten ist die Entscheidung über die Kommunikationsmittel entscheidend für Ihre Arbeitsbeziehung. Sie müssen einen virtuellen Assistenten finden, der sich an Ihre Kommunikationsmittel anpassen kann. Wenn Sie beispielsweise über eine Plattform wie WhatsApp oder Slack kommunizieren, muss Ihr virtueller Assistent mit diesen Tools vertraut sein. Wenn Sie lieber per Video-Chat kommunizieren, muss Ihr virtueller Assistent die richtige Software installieren, um die Kommunikation zu vereinfachen.

Sie müssen auch besprechen, wie oft Sie mit Ihrem virtuellen Buchhaltungsassistenten kommunizieren. Während virtuelle Assistenten in ihrem Arbeitsstil ziemlich unabhängig sind, müssen Sie dennoch regelmäßig kommunizieren, um ihnen Anweisungen zu geben oder Arbeitsaktualisierungen zu erhalten. Wir empfehlen jeden Tag oder jeden zweiten Tag einen 15-20-minütigen Anruf, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs ist.

Bei Wishup erstellen unsere virtuellen Buchhalter täglich einen Tagesabschlussbericht, der Sie darüber informiert, wie sie ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Auf diese Weise wissen Sie, auch wenn Sie nicht täglich kommunizieren, welche Arbeiten von Ihrem Assistenten erledigt werden.

Erzählen Sie mir von Ihren bisherigen Arbeitserfahrungen und was ist Ihr Interessen-/Fachgebiet.

Ähnlich wie bei der Einstellung eines internen Buchhalters ist es vorzuziehen, einen virtuellen Buchhalter mit Erfahrung in ähnlichen Umgebungen wie Ihr Unternehmen einzustellen. Wenn Sie beispielsweise im Immobilienbereich arbeiten, würde sich ein virtueller Assistent, der als Buchhalter in einem Maklerbüro gearbeitet hat, viel schneller an Ihr Unternehmen anpassen als jemand, der im E-Commerce oder im Bildungswesen gearbeitet hat.

Darüber hinaus möchten Sie jemanden in Ihrem Team, der sich wirklich für die Art Ihrer Arbeit interessiert. Nur dann wird es eine für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehung sein, in der beide Parteien sich gegenseitig helfen können, zu wachsen.

Achten Sie auf die Art und Weise, wie sie sprechen, wenn sie diese Fragen beantworten. Wenn sie enthusiastisch und interessiert an der Gelegenheit klingen, ist das ein gutes Zeichen. Ein weiteres gutes Zeichen ist, wenn Ihr potenzieller virtueller Assistent Ihnen Fragen stellt und gespannt darauf ist, mehr über die Position zu erfahren.

Erzählen Sie mir, wann die Dinge nicht nach Plan liefen und wie Sie mit der Situation umgegangen sind.

In einem Unternehmen läuft nicht immer alles glatt. Es kann vorkommen, dass etwas schief geht, Fristen überschritten werden oder unerwartete Pannen passieren. Selbst wenn Sie die qualifizierteste Person einstellen, können die Dinge außerhalb ihrer Kontrolle liegen.

Es liegt jedoch in Ihren Händen, jemanden einzustellen, der den Kopf auf Ihren Schultern behalten kann, wenn die Dinge schief gehen.

Fragen Sie sie zum Beispiel, wie sie es geschafft haben, einen Kunden zu kontaktieren, der eine Zahlung nicht rechtzeitig geleistet hat, oder wie sie die Dinge am Laufen gehalten haben, als ihre Computer abgestürzt sind. Dies ist besonders wichtig, da ihre Arbeit stark davon abhängt, dass sie am Computer verfügbar sind.

Bei Wishup haben wir einen herausfordernden Eignungstest und wählen nur die besten 1 % der Bewerber aus, die dann in verschiedenen Aspekten des Jobs und im Umgang mit eventuell auftretenden Schwierigkeiten geschult werden. Wir stellen auch sicher, dass unsere virtuellen Assistenten mit der richtigen Technik ausgestattet sind und für den Notfall ein Backup eingerichtet haben.

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Wie werden Sie ein proaktives Mitglied des Teams sein?

Obwohl sie aus der Ferne arbeiten, muss ein virtueller Buchhalter dennoch enge Beziehungen zu bestimmten Mitgliedern Ihres Teams pflegen, da die Buchhaltung mit verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zusammenarbeiten muss. Deshalb brauchen Sie einen Teamplayer, der zum Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt.

Außerdem möchten Sie nicht, dass Sie eine Person mit dem Löffel füttern müssen. Ein guter virtueller Buchhalter kann proaktiv verstehen, was zu tun ist, und sich um seine Arbeit kümmern.

Ein proaktiver virtueller Buchhalter identifiziert Dinge, die verbessert werden können, und zeigt ineffiziente Prozesse auf, die rationalisiert werden können. Dies hilft Ihrem Unternehmen, auf verschiedene Weise Zeit zu sparen, z. B. durch die Reduzierung von Besprechungen, die Verbesserung der Kommunikation durch verschiedene Software, die Suche nach günstigeren Anbietern und vieles mehr.

Bei Wishup stellen wir Hochschulabsolventen mit vorheriger Büroerfahrung ein. Obwohl sie aus der Ferne arbeiten, haben sie zuvor in verschiedenen Büroumgebungen gearbeitet und können ihre umfangreiche Erfahrung nutzen, um den Betrieb zu rationalisieren und effizienter zu gestalten.

Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen?

Geld kann ein schwieriges Thema sein, besonders in einem virtuellen Vorstellungsgespräch.

Denken Sie einfach an das Budget, das Sie für die Einstellung eines virtuellen Buchhalters vorgesehen haben, und beginnen Sie von dort aus. Eigene Recherche ist ein guter Ausgangspunkt, bevor Sie mit den Vorstellungsgesprächen beginnen.

Ein virtueller Assistent mit mehr Erfahrung und besseren Qualifikationen berechnet mehr. An diesem Punkt müssen Sie entscheiden, ob Sie bei der Qualifikation Kompromisse eingehen können, um Kosten zu sparen.

Denken Sie daran, dass Sie durch die Einstellung eines virtuellen Buchhaltungsassistenten bereits erheblich Kosten sparen. Indem Sie sich für einen virtuellen Assistenten entscheiden, eliminieren Sie Ausgaben wie bezahlten Urlaub, Versicherungen und zusätzliche Kosten für einen internen Assistenten. Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken: Ein normaler Buchhalter kostet Sie möglicherweise fast 45.000 US-Dollar pro Jahr, während ein virtueller Buchhalter von Wishup Sie nur 20.000 US-Dollar kostet.

Selbst wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten virtuellen Buchhalter entscheiden, sparen Sie also immer noch Geld, verglichen mit der Einstellung eines Buchhalters im Büro.

Was würden Sie tun, wenn Sie eine Aufgabe bekommen, die Sie nicht verstehen?

Dies ist wichtig, um zu beurteilen, ob Sie einen virtuellen Mitarbeiter oder einen internen Buchhalter einstellen. Die Kommunikation mit Ihrem virtuellen Buchhalter ist jedoch nicht so häufig wie mit jemandem, der im Büro arbeitet. Daher brauchen Sie eine Person, die keine Angst davor hat, ihre Mängel zuzugeben, und die bereit ist, sich Herausforderungen zu stellen und bei der Arbeit zu lernen.

Jedes Unternehmen ist anders und es gibt immer etwas Neues zu lernen. Bei Wishup verstehen wir das und versuchen, unsere virtuellen Buchhalter mit allen notwendigen Kenntnissen auszustatten, die sie für den Job benötigen. Unser internes Schulungsprogramm umfasst über 70 wichtige Fähigkeiten und Werkzeuge, die sich für sie bei der Arbeit als nützlich erweisen werden.

Beachten Sie ihre Antwort auf diese Frage. Ein guter virtueller Buchhalter hat vielleicht noch nie eine Aufgabe bekommen, die er nicht verstanden hat. Aber ein großartiger virtueller Buchhalter ist jemand, der sich einer neuen Herausforderung gestellt hat, keine Angst hatte, seine Mängel zuzugeben, und bereit war, etwas Neues zu lernen.

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Was ist Ihre Bearbeitungs-/Lieferfrist?

Es ist wichtig, dass alle auf derselben Seite sind, wenn Sie einen virtuellen Buchhalter einstellen. Und Fristen sind einer der wichtigsten Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie jemanden einstellen. Sie wollen jemanden, der schnell arbeitet und kurze Fristen einhalten kann, ohne Fehler zu machen. Natürlich müssen Sie angemessene Erwartungen an Ihren virtuellen Buchhalter haben.

Darüber hinaus sind reguläre Fristen und Notfallfristen nicht identisch. Manchmal muss eine dringende Rechnung an einen Kunden gesendet werden. Oder es muss ein dringender Finanzbericht erstellt werden. Nicht alle davon sind möglicherweise während ihrer Arbeitszeit. Sie möchten jemanden, der bereit ist, gelegentlich die Extrameile zu gehen und in Zeiten der Not eine Bereicherung zu sein. Das macht einen großartigen Mitarbeiter aus.

Bei Wishup weisen wir jedem Kunden einen Erfolgsmanager zu, der das Projekt und die Arbeit des virtuellen Buchhalters überwacht. Wir schätzen und vertrauen Ihrem Unternehmen und sorgen dafür, dass keine Fristen versäumt werden.

Wie kann ich Ihnen meine privaten Daten anvertrauen?

Die Arbeit mit einem virtuellen Buchhalter bedeutet im Wesentlichen, ihm wirklich wichtige und sensible Informationen wie Ihre Passwörter und Bankdaten anzuvertrauen. Natürlich müssen Sie sich daher Sorgen um die Sicherheit Ihrer Daten machen, und das zu Recht.

Bei Freiberuflern besteht die Gefahr, dass Ihre Daten missbraucht werden, es sei denn, es werden ordnungsgemäße Verträge unterzeichnet und ein Dritter ist beteiligt. Aus diesem Grund arbeiten Menschen lieber mit Dienstleistern für virtuelle Assistenten zusammen, als Freiberufler einzustellen.

Bei Wishup nehmen wir Ihre Privatsphäre ernst. Wir haben festgelegte Regeln und Richtlinien sowie eine Geheimhaltungsvereinbarung festgelegt, die alle unsere virtuellen Assistenten unterzeichnen. Daher können Sie sicher sein, dass Ihre Daten und Informationen in sicheren Händen sind.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog: Wie Wishup die Sicherheit der Daten ihrer Kunden gewährleistet.

Haben Sie Geschäftsbedingungen?

Informieren Sie sich schließlich über die üblichen Geschäftsbedingungen, falls vorhanden. Diese Informationen sind möglicherweise bereits in ihren Lebensläufen oder auf der Website der Agentur für virtuelle Hilfe, für die sie arbeiten, verfügbar. Dennoch ist es am besten, dies vor der Einstellung entweder mit dem Buchhalter oder dem Kundenerfolgsmanager zu klären. Dies umfasst regelmäßige Aspekte wie Probezeiträume, minimale und maximale Lieferzeiten, Vertragsdauer, Zahlungsabwickler und alle anderen Details, die Sie besprechen möchten.

Ihre Zeit ist wertvoll, etwas, das wir bei Wishup nur allzu gut verstehen. Deshalb vereinbaren wir mit unseren Kunden ein kurzes, kostenloses Beratungsgespräch. Wir besprechen Ihre Erwartungen und Bedürfnisse und bringen Sie mit dem perfekten virtuellen Buchhalter zusammen. Der gesamte Prozess dauert weniger als 24 Stunden, und Sie haben einen Buchhaltungsassistenten, der bereit ist, mit der Arbeit zu beginnen.

Worauf wartest du? Erweitern Sie Ihr Geschäft jetzt mit einem virtuellen Buchhaltungsassistenten!

Die Einstellung eines guten Buchhalters ist eine Herausforderung, aber wir können es einfach machen. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Geschäft mit einem Remote-Team talentierter Buchhalter auszubauen, treten Sie unserem Team von über 500 zufriedenen Kunden bei und vereinbaren Sie noch heute Ihren Beratungstermin! Sie können uns auch eine E-Mail an senden [email protected]und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.