Ein persönlicher Assistent zu sein, mag einfach erscheinen, ein Job, bei dem man einige grundlegende Aufgaben erledigt und seinen Vorgesetzten bei seiner Arbeitsroutine unterstützt. Nun, das ist nicht alles, was heutzutage von einem persönlichen Assistenten erwartet wird, wenn man bedenkt, wie wettbewerbsfähig Unternehmen geworden sind und wie wichtig es ist, den Überblick zu behalten.

Ein persönlicher Assistent trägt viele Kappen und muss normalerweise fast jedes Team im Auftrag seiner Chefs führen. Daher muss eine Person, die ein PA-Experte werden möchte, ein guter Multitasker, vielseitig begabt und sehr geduldig sein.

„Work Smarter, Not Harder“ ist das Mantra, dem persönliche Assistenten folgen müssen, um erfolgreich zu sein. Sie müssen auch die neuesten Tools und Apps kennen, mit denen sie Zeit sparen und effizienter arbeiten können.

In diesem Blog stellen wir Ihnen einige der besten Tools vor, die Sie sich nicht entgehen lassen dürfen, insbesondere wenn Sie ein erstklassiger persönlicher Assistent sein möchten.

1. BASE

Base steht ganz oben auf unserer Liste, weil es kein Tool ist, sondern eine Plattform mit mehreren anderen Produktivitätstools. Es bringt alle notwendigen Werkzeuge an einem Ort zusammen und spart Ihre kostbare Zeit.

Hier ist die Liste der Funktionen, die Sie verwenden können, um Ihre Arbeit auf Base zu konsolidieren.

Base Digest ist ein Tool, mit dem Sie Updates ganz einfach als persönlichen Assistenten für Sie anpassen können. Es integriert Tools wie Kalender und Ereignisse, Besprechungsnotizen, Dateien, Anhänge usw. in einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Quelle.

Dossier bewahrt alle wichtigen Daten und Informationen an einem Ort auf, der einfach zu verwenden ist. Von vertraulichen Details bis hin zu wichtigen Daten, Dossier hält alles sicher und macht es dem Benutzer leicht, die Daten zu organisieren und zu verfolgen.

Decision Stream sammelt alle Entscheidungen, die Sie als persönlicher Assistent treffen möchten, und ermöglicht eine schnelle Auswahl. Es ermöglicht Ihnen auch, Ihre Erinnerungen und Checklisten aufzuzeichnen.

Obwohl sich diese beiden Dienste derzeit im Betatest befinden, freuen sich die Kunden auf ihre vollständige Bereitstellung. Darüber hinaus lässt sich Task in Slack und E-Mail integrieren, um das Projektmanagement mühelos und problemlos zu gestalten.

Base Inbox zielt auf eine noch höhere Integrationsebene ab, sodass Sie Informationen zur einfachen Speicherung und Nachverfolgung direkt an Base senden können.

Es folgt einem einfachen Preismodell, das wie folgt aussieht:

• Pro – Am besten für Einzelpersonen. Es bietet bis zu 5 Arbeitsbereiche für 108 $ pro Monat (jährlich).
• Wachstum – Der beste Plan für wachsende Teams (bis zu 10 Benutzer). Es bietet unbegrenzte Arbeitsbereiche für 149 $ pro Benutzer und Monat (jährlich).
• Enterprise – Geeignet für Unternehmen, die fortschrittliche Lösungen für ihre Anforderungen suchen. Der Preis für diesen Plan ist individuell und hängt von den ausgewählten Diensten ab.

1. Vorstellung

Notion ist eine weitere hervorragende Plattform, um Ihre Daten zu organisieren und ein integriertes Zentrum Ihrer Arbeit zu schaffen. Die Datenbank wurde entwickelt, um Ihnen Aufgaben wie das Verwalten von Projekten, das Erstellen von Wiki-Seiten, das Verwalten von Aufgabenlisten und vieles mehr noch einfacher zu machen.

Die beste Funktionalität besteht darin, dass Sie, wenn Sie eine Aufgabe auf Notion ausführen, eine andere Seite darauf taggen können, wodurch Sie sich die Zeit ersparen, sie einzeln nachzuschlagen. Wenn Sie beispielsweise an einem Projekt auf der Plattform arbeiten, können Sie Kalenderseiten auch nebeneinander taggen, damit Sie den Kalender nicht extra suchen müssen.

Notion richtet Ihr Team aus, indem es sie, Ihre Projekte und Dokumente verbindet, damit Sie das Chaos beseitigen und gemeinsam vorankommen können. Darüber hinaus können Sie es mit einem einfachen Drag-and-Drop an Ihre Vorlieben anpassen.

Die Plattform ist stolz darauf, Unternehmen wie Figma, Loom, Matchgroup usw. zu ihren zufriedenen Kunden zu zählen.

Das Preismodell von Notion sieht wie folgt aus:

• Persönlich – Es ist für einzelne Benutzer geeignet. Freie Version.
• Personal Pro – Geeignet für Power-User, die mehr verwalten möchten. Es ist für 4 USD bei jährlicher und 5 USD bei monatlicher Abrechnung erhältlich.
• Team – Mit diesem Plan können Sie kostenlose Einladungen an Ihre Teammitglieder senden und ist am besten geeignet, wenn Sie sich auf eine effektive Teamzusammenarbeit an einem Ort freuen. Es kostet 8 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 10 $ pro Benutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung.
• Enterprise – Umfasst alle Tools, Sicherheiten und Supportleistungen, die Sie zum Führen eines Unternehmens benötigen. Um die Preisdetails dieses Plans zu erhalten, müssen Sie sich an das Verkaufsteam wenden.

1. Webstuhl

Loom ist eine der Top-Apps für Remote-Arbeitsumgebungen. Es ist nicht nur günstig für die Fernarbeit, sondern auch eine fantastische App für persönliche Assistenten.

Wir begegnen zahlreichen Fällen, in denen wir feststellen, dass es effektiver ist, etwas visuell zu erklären, als es mit bloßen Texten zu implizieren. Hier schöpft Loom sein Konzept.

Loom bietet eine Erweiterung, mit der Benutzer ihren Bildschirm und ihr Mikrofon während eines Videos aufzeichnen, mehrere Wiederholungen erhalten und einen leicht teilbaren Link erstellen können.

Da Zeit entscheidend ist, möchten Sie nicht Ihre ganze Zeit damit verbringen, jemandem etwas zu erklären. Sie können Ihr Video dabei aufnehmen und es dann mit jedem teilen, den Sie möchten, und das Beste daran ist, dass Sie 100 kostenlose Videos auf Loom erstellen können.

Die einfache Kommunikation von Loom mit seinen Benutzern hat zu mehr als 14 Millionen Menschen in 200.000 Unternehmen geführt, darunter HubSpot, Netflix usw.

Sie können Loom kostenlos auf Ihrem Mac, Windows, iOS und Android erhalten.

Lesen Sie unseren Blog: Hinter jedem großartigen CEO steht ein Assistent der Geschäftsleitung.

1. Otter.ai

Hatten Sie schon einmal Schwierigkeiten, während einer Besprechung Notizen zu machen? Wenn ja, dann ist Otter.ai die Lösung für Sie. Otter.ai, angetrieben von dauerhaft lernender künstlicher Intelligenz, erstellt automatische Notizen zu Ihrem Meeting oder anderen wichtigen Gesprächen, was es den Assistenten erleichtert, diese aufzuzeichnen.

Otter.ai hilft dabei, die Notizen jeder Diskussion zu verwalten, indem es sie in Echtzeit transkribiert, ohne dass ein Wort oder Satz ausgelassen wird. Darüber hinaus ermöglicht es die Zugänglichkeit, Kommentierung und gemeinsame Nutzung der Notizen mit Ihrem Team für eine bessere Zusammenarbeit.

Ein weiteres besonderes Merkmal von Otter.ai ist, dass seine Konversationen archivierbar sind, wodurch sie einfach zu durchsuchen sind. Die Plattform hilft Ihnen, die gesuchten Informationen sofort zu finden, anstatt auf der Suche nach einer bestimmten Notiz hin und her zu springen.

Sie können die App auch in Ihre Zoom-, Skype-, Google Meet-, Microsoft Teams- und andere Konten integrieren, um Ihre Notizen an einem zentralen, sicheren und zugänglichen Ort zu verwalten.

Das Planungsmodell, das Otter.ai den Benutzern anbietet, sieht wie folgt aus:

• Basic – Ein kostenloser Plan, der am besten für Anfänger geeignet ist.
• Pro – Ideal für Personen, die mehr Funktionen suchen. Es ist für 8,33 $ pro Benutzer/pro Monat erhältlich.
• Business – 20 $ pro Benutzer/pro Monat. Perfekt für kleine Teams und Organisationen, die eine sichere Teamzusammenarbeit und Dokumentenfreigabe suchen.
• Enterprise – Geeignet für große Teams und Unternehmen. Es umfasst zusätzliche Sicherheit, Verwaltung und Support. Kontaktieren Sie das Team für Preise.

1. Asana

Asana ist eine hervorragende App, die sich auf Kooperationen und Teammanagementprojekte konzentriert. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben auszuführen, wie zum Beispiel:

• Projekte erstellen.
• Einer bestimmten Person Aufgaben zuweisen.
• Fristen setzen.
• Einfache und unkomplizierte Kommunikation.
• Benutzerfreundliche Plattform.

Asana hilft persönlichen Assistenten, indem es sie über ihre Arbeitsabläufe auf dem Laufenden hält und Echtzeit-Statusaktualisierungen und visuelle Highlights ihrer Aufgaben bereitstellt. Darüber hinaus ermöglicht es die Anpassung der Felder, um wichtige Informationen zur Hand zu haben.

Die App ermöglicht mehr als hundert Integrationen, um Ihre Dateien, E-Mails und alles andere an einem Ort zu erhalten. Asana erweist sich als äußerst hilfreich bei der Vereinfachung des Arbeitsablaufs, der Minimierung von Fehlern und der Zeitersparnis für die Arbeit an anderen wichtigen Aspekten.

Die App hat verschiedene Pläne, und Sie können den relevantesten auswählen.

• Basic – Es ist ein kostenloser Plan für ein kleines Team von bis zu 15 Mitgliedern und eignet sich für einfache Aufgaben und Projektmanagement.
• Premium – Geeignet für effektive Planungs- und Teammanagementprojekte. 10,99 $ pro Benutzer/pro Monat.
• Business – Am besten geeignet für die Abwicklung großer Initiativen und verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit. 24,99 $ pro Benutzer / pro Monat.
• Unternehmen – Ideal für Organisationen, die zusätzliche Sicherheit, Überwachung und Unterstützung suchen. Wenden Sie sich bezüglich der Preise an das Asana-Team.

1. Locker

Das Vereinfachen von Gesprächen ist besonders in der Geschäftskommunikation von entscheidender Bedeutung. Slack hilft Ihnen dabei, dasselbe zu tun, indem es Sie dabei unterstützt, sich ungehindert mit Ihrem Team zu verbinden.

Obwohl es zahlreiche andere Kommunikationskanäle gibt, für die Sie sich entscheiden können, schafft es Slack, sich mit seinem Qualitätsansatz von ihnen abzuheben. Darüber hinaus hebt es sich durch seine Zuverlässigkeit und Integrationsfähigkeit mit anderen Apps von anderen Apps ab.

Slack ermöglicht es Ihnen, verschiedene Kanäle für jede Aufgabe zu erstellen, die Sie verwalten, um die Produktivität zu unterstützen. Wenn Sie alle verwandten Mitglieder und Informationen an einem Ort haben, können Sie sich schneller bewegen.

Slack bietet kostenlosen Zugang, eine sofortige Möglichkeit, die App auszuprobieren. Neben dem kostenlosen Abonnement können Sie auch andere Abonnementpläne auswählen, nämlich:

• Ein Pro-Abonnement eignet sich am besten für kleine Teams, die eine bessere Zusammenarbeit für 6,67 $ pro Monat suchen.
• Das Business+-Abonnement konzentriert sich auf die Skalierung Ihres Unternehmens, die Maximierung der Produktivität und die effektive Teamzusammenarbeit für 12,50 $ pro Monat.
• Ein Enterprise-Grid-Plan ist für anspruchsvolle Unternehmen konzipiert, um ihre Anforderungen zu erfüllen und dem schnellen Wachstum gerecht zu werden.

1. Kalender

Die Planung von Besprechungen und Veranstaltungen ist etwas, das persönliche Assistenten routinemäßig verwalten müssen. Auch wenn es sich nach einer einfachen Aufgabe anhört, ist das Planen von Besprechungen und das Planen einer Veranstaltung eine der mühsamsten und zeitraubendsten Aufgaben.

Um Ihnen dabei zu helfen, diese Aufgabe besser zu bewältigen, haben wir Calendly, eine App, mit der Sie Meetings ganz einfach planen können. Darüber hinaus entfällt das lästige Schreiben mehrerer E-Mails, um Ihr Team über Besprechungen zu informieren und zu benachrichtigen.

Sie müssen lediglich die Verfügbarkeit der Mitglieder festlegen, eine URL erhalten und diese mit den Teilnehmern teilen. Calendly ist mit Outlook, Google, iCloud-Kalender oder Office 365 kompatibel.

Die App verarbeitet nicht nur den gesamten Meeting-Workflow im automatischen Modus, sondern erstellt und versendet auch Erinnerungen und Dankesmails an die Teilnehmer, was Ihren Aufwand reduziert und Ihnen zusätzliche Stunden verschafft.

Calendly arbeitet mit zwei Arten von Rechnungspräferenzen, monatlich und jährlich. Sie bieten einen pauschalen Rabatt von 20 Prozent, wenn Sie sich für die jährliche Abrechnung entscheiden. Das auf der Plattform verfügbare Preismodell sieht wie folgt aus:

• Basic – Am besten geeignet für Personen, die gerade erst anfangen und kostenlos erhältlich sind.
• Essentials – Ein guter Plan, wenn Sie eine robuste Planungsautomatisierung benötigen. Es ist für 8 $ pro Arbeitsplatz und Monat erhältlich.
• Professionell – Geeignet, wenn Sie grundlegende Teamfunktionen, Anpassungen und Integrationen benötigen.
• Teams – Ideal, wenn Sie nach einer Teamausrichtung im Planungsprozess und effektiver Zusammenarbeit suchen.

Quelle: Unsplash

Lesen Sie unseren Blog: Wie ein virtueller Assistent Ihnen helfen kann, Ihr Start-up zu skalieren.

Fazit:

Aus einem ganzen Pool an verfügbarer Software, Apps und Tools müssen Sie einen klugen Schachzug machen, um diejenigen auszuwählen, die Ihnen und Ihrem Team helfen, effizient zu arbeiten. Versuchen Sie, weniger Apps zu haben, um Chaos zu vermeiden, und der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, sich für die Apps zu entscheiden, die auf verschiedene Aufgaben an einem Ort abzielen.

Suchen Sie immer nach Tools, die zu Ihrer Belegschaft und Ihren Arbeitszielen passen. Es wird immer empfohlen, Ihre Recherchen durchzuführen und niemals Benutzerbewertungen zu überspringen.

Lassen Sie sich als persönlicher Assistent mit den neuen Apps und Software auf dem Laufenden halten, mit denen Sie Ihren Aufwand reduzieren und intelligent arbeiten können.

Wenn Sie neben den im Blog erwähnten Apps weitere Empfehlungen haben, lassen Sie es uns wissen, und wir werden sie in unserem nächsten Blog behandeln.