Auch heute noch ist E-Mail ein entscheidendes Instrument der Geschäftskommunikation. Erstens kann jeder mit einer Internetverbindung E-Mail verwenden, da es sich um eine universelle Plattform handelt. Dies macht es zum perfekten Weg, um schnell und einfach ein großes Publikum zu erreichen.

Darüber hinaus ist E-Mail eine sehr sichere Kommunikationsmethode, die für Unternehmen, die sensible Daten schützen müssen, von entscheidender Bedeutung ist.

Aber den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, kann eine mühsame und zeitraubende Aufgabe sein.

Wussten Sie, dass die Zuweisung eines virtuellen Assistenten zur Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs jede Woche Tonnen von Stunden freisetzen kann?

Denken Sie an alles, was Sie in dieser Zeit erreichen könnten. Vom Treffen mit Ihren potenziellen Kunden bis hin zum Verbringen von Qualitätszeit mit Ihren Lieben – alles ist möglich.

Eine Studie von Adobe hat herausgefunden, dass Menschen ihre E-Mails durchschnittlich 5 Stunden täglich checken.

Darüber hinaus gaben 43 % der Befragten zu, regelmäßig ihre geschäftlichen E-Mails zu lesen, selbst zu ungewöhnlichen Zeiten. Dieses ständige Kontrollieren und Wechseln von Aufgaben belastet Ihre Konzentration und Produktivität.

Dies ist unter anderem einer der Gründe, warum Geschäftsinhaber ihre Gmail- oder Outlook-Konten virtuellen Assistenten zuweisen. Und deshalb sollten Sie das auch tun.

In diesem Blog werden wir verschiedene Vorteile der Delegierung Ihres E-Mail-Managements an einen virtuellen Assistenten auflisten. Aber zuerst werden wir den Zweck der E-Mail-Verwaltung besprechen.

Was ist der Zweck der E-Mail-Verwaltung?

E-Mails erleichtern zweifellos unser Leben, aber sie können auch zu Hindernissen werden. Ablenkungen im Zusammenhang mit dem Abrufen von E-Mails können bei manchen Menschen bis zur Hälfte des Tages dauern. Und Willenskraft allein reicht nicht aus, wenn Sie Ihren Posteingang kontrollieren wollen.

E-Mail-Management ist ein methodischer Ansatz zur Maximierung der Effizienz von E-Mail-Praktiken und zur Minimierung der nachteiligen Auswirkungen, die die E-Mail-Bearbeitung auf die Produktivität und das Gefühl der Erfüllung bei der Arbeit eines Unternehmers haben kann.

Wer ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent ist ein unabhängiger oder vertragsbasierter Fachmann, der von einem entfernten Standort aus für Sie arbeitet. Ein virtueller E-Mail-Verwaltungsassistent verwaltet Ihren Posteingang, antwortet auf E-Mails, bearbeitet Kundendienstanfragen und – was am wichtigsten ist – kümmert sich um lang verlorene Kunden.

Die Zeit, die Sie ansonsten damit verbringen würden, die Hunderte von E-Mails zu löschen, die Sie täglich erhalten, und auf E-Mails zu antworten, in denen weitere Informationen zu Ihrem Unternehmen und zu Stellenanfragen angefordert werden, wird erheblich reduziert, wenn Sie einen virtuellen Assistenten einstellen.

Sie sind im Wesentlichen jemand, an den Sie Ihre anspruchsvollsten E-Mail-Aufgaben delegieren können, sodass Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen müssen, was Sie am Ende des Tages tun sollen.

Welche Aufgaben können Sie an einen virtuellen Assistenten für die E-Mail-Verwaltung delegieren?

Es gibt mehrere Aufgaben, bei denen ein virtueller Assistent Ihnen helfen kann, einschließlich der folgenden:

• E-Mails von Kunden beantworten
• Beantworten Sie Anfragen nach zusätzlichen Informationen über das Unternehmen
• Personalisieren Sie Ihre E-Mail-Inhalte für Ihre Zielgruppe
• Interagiere regelmäßig mit einem Publikum
• Priorisieren Sie wichtige Informationen und Daten
• Erstellen und planen Sie eine automatisierte E-Mail-Serie
• Verfolgen Sie Benutzerkonten
• Organisieren Sie Meetings und wichtige Ereignisse
• Reagieren Sie schnell und präzise auf eingehende E-Mails
• E-Mail-Abonnements verwalten (Spam, Abmeldung)
• Erstellen Sie Entwürfe zur Überprüfung

Wie können Sie Ihre E-Mail-Verwaltungsaufgaben an einen virtuellen Assistenten delegieren?

Führen Sie sie durch Ihren Posteingang: Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Zustand Ihres E-Mail-Posteingangs zu demonstrieren und ihn durch die Einzelheiten zu führen.

Kommunizieren Sie Ihr Anliegen: Bitten Sie sie um ihren Aktionsplan, der Ihnen hilft, Ihre Probleme mit der E-Mail-Verwaltung anzugehen, nachdem Sie Ihre Schwierigkeiten, Erfolge und Frustrationen mit ihnen besprochen haben.

Feedback geben: Wenn Sie Ihrem virtuellen Assistenten unterwegs Feedback geben, zusammen mit Komplimenten und Verbesserungsvorschlägen, kann er anfangen, selbst zu argumentieren und Entscheidungen zu treffen, genau wie Sie es tun würden.

Ein Großteil Ihrer Zeit wird frei, sobald sich Ihr virtueller Assistent mit Ihrem Unternehmen vertraut gemacht hat und sich um den Rest kümmert.

Vorteile der Einstellung eines virtuellen E-Mail-Verwaltungsassistenten

Sparen Sie jede Menge Zeit

Wie bereits erwähnt, nimmt das Öffnen und Lesen von E-Mails die Hälfte Ihres Tages in Anspruch. Und leider merkt man erst, dass eine E-Mail unwichtig war, nachdem man wertvolle Zeit damit verbracht hat, sie zu lesen.

Indem Sie Ihren virtuellen Assistenten Ihre E-Mails durchlesen und sortieren lassen, sehen Sie nur Nachrichten, die wichtige Informationen enthalten, dringend sind, eine Antwort erfordern oder Maßnahmen erfordern.

Mit Hilfe von E-Mail-Verwaltungsdiensten können Sie “Posteingang Null” erreichen, dh keine ungelesenen oder unsortierten E-Mails. Ein virtueller Assistent für die E-Mail-Verwaltung kann alle Nachrichten in Ihrem Posteingang verfolgen.

Kosten sparen

Die Einstellung von E-Mail-Assistenten bedeutet, mit einem erfahrenen Experten mit jahrelanger Erfahrung zusammenzuarbeiten. Dies zeigt, dass sie sich ihrer Verantwortung und der Erwartungen an sie bewusst sind. Daher müssen Sie nichts bezahlen, um Ihren virtuellen Assistenten zu trainieren.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Einstellung eines virtuellen E-Mail-Assistenten besteht darin, dass Sie ihm kein festes Monatsgehalt zahlen müssen, sondern nur die geleisteten Arbeitsstunden. Da es sich außerdem nicht um fest angestellte Mitarbeiter handelt, werden Ihre Gesamtbetriebskosten erheblich gesenkt.

Geben Sie schnelle Antworten

Geschäftsbezogene E-Mails sollten im Allgemeinen innerhalb von 48 Stunden beantwortet werden. Studien zufolge kann eine Beantwortung einer E-Mail von mehr als 48 Stunden dazu führen, dass potenzielle Kunden verloren gehen und unzufrieden sind.

Laut einer Umfrage erwarten über 70 % der Menschen eine Antwort innerhalb von vier Stunden.

Auch hier kann ein virtueller Assistent für das E-Mail-Management hilfreich sein. Sie können eingreifen und sicherstellen, dass jeder Lead informiert ist. Sie und Ihr virtueller Assistent können darüber sprechen, welche E-Mails normalerweise eine ausführliche Antwort erhalten und welche Kontakte am wichtigsten sind, um schnell zurückzurufen.

Dann kann Ihr virtueller Assistent vorgefertigte Antworten an verschiedene E-Mails senden, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Produktivität verbessern

Um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern, müssen Ablenkungen auf ein Minimum reduziert und die Konzentration gesteigert werden.

Durch die Nutzung virtueller Assistentendienste können Sie Spam-E-Mails vermeiden und sich auf dringendere Aufgaben konzentrieren, ohne durch Gespräche abgelenkt zu werden. Darüber hinaus kann Ihr VA Nachrichten schneller und effektiver sortieren und beantworten als Sie es könnten.

Schreiben Sie hochwertige E-Mails

Professionelle E-Mails zu schreiben ist eine Kunst, so einfach es auch erscheinen mag. Einfach ausgedrückt, viele von uns sind keine sehr erfahrenen E-Mail-Benutzer.

Und wie oft setzen wir uns zusammen und gehen nach, planen unseren Kalender oder integrieren ein Managementsystem?

Das Organisieren Ihrer E-Mails steht wahrscheinlich schon seit einiger Zeit auf Ihrer „To-Do“-Liste. Bist du deinem Ziel näher gekommen? Wenn nicht, ist es vielleicht an der Zeit, einen virtuellen Assistenten einzustellen.

Virtuelle E-Mail-Assistenten können E-Mails mit einem formalen Vokabular schreiben, das dem Leser hilft, das Gesagte zu verstehen. Sie sind erfahrene Kommunikatoren, die eine Ausbildung erhalten haben. Mit Ihrer Aufsicht und abschließenden Genehmigung können Sie sie die idealen E-Mail-Nachrichten erstellen lassen.

Holen Sie sich mehr Speicherplatz

Möglicherweise erhalten Sie keine E-Mails, die entscheidend sein könnten, wenn Sie zu viele E-Mails gespeichert haben. Darüber hinaus kann es dazu führen, dass das System fehlerhaft funktioniert und ganz aufhört zu funktionieren.

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten, der nur die notwendigen E-Mails im Auge behält und den Rest verwirft, stellt sicher, dass Ihre Firmen-E-Mail genügend Platz hat.

Darüber hinaus können einige Viren Chaos auf Ihrem System oder rechtliche Probleme für Ihr Unternehmen verursachen. Diese Bedrohungen können von der Weitergabe wichtiger Unternehmensressourcen und geistigem Eigentum bis hin zur Offenlegung von Kundeninformationen reichen. Ein virtueller Assistent schützt Ihr Konto und Ihr Unternehmen vor diesen Bedrohungen.

Überlassen Sie es nicht dem Zufall

Eine E-Mail enthält häufig eine Aufgabe, die zu Ihrer To-Do-Liste hinzugefügt werden muss. Die E-Mail bleibt wochenlang in Ihrem Posteingang, sodass Sie sich an sie und ihre Informationen erinnern.

Das Problem ist, dass Sie diese E-Mail zwei- oder dreimal lesen müssen, bevor Sie sich daran erinnern können, warum Sie sie aufbewahren, was die Zeitverschwendung erhöht. Erlauben Sie Ihrem virtuellen Assistenten, aus dieser E-Mail eine Aufgabe mit allen relevanten Informationen (Fälligkeitstermine, Teilnehmer und Links zu Dokumenten oder Tabellenkalkulationen) zu erstellen.

Vorteile der Einstellung von Wishup Virtual Assistants

Die Dienstleistungen von Wishup bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Nachfolgend sind die wichtigsten aufgeführt:

Onboarding in weniger als einem Tag

Wishup versichert, dass der gesamte Prozess – von der Beratung bis zum Onboarding Ihres virtuellen Assistenten – nicht länger als 24 Stunden dauern wird.

Mit den besten 1 % zusammenarbeiten

Wishup akzeptiert die besten 1 % der Bewerber. Mehr als 200 Fähigkeiten werden den ausgewählten virtuellen Assistenten beigebracht, um ihnen zu helfen, kompetenter zu werden und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Profis, die gründlich überprüft und überprüft wurden

Die Assistenten von Wishup haben gründliche Hintergrundüberprüfungen, Überprüfungen und strenge Screening-Verfahren durchlaufen.

Darüber hinaus müssen Sie nicht so viel Zeit für mühsame Onboarding-Verfahren aufwenden, da sie bereits interviewt und überprüft wurden.

Es fallen keine Einstellungskosten an

Wishup eliminiert die Notwendigkeit für zusätzliche Einstellungskosten und den Zeitaufwand für die Recherche von Personalfirmen. Stattdessen verbindet Wishup Sie mit virtuellen Assistenten, Buchhaltern, Softwaretestern und Entwicklern unter einem Dach.

7 Tage Probezeit mit Geld-zurück-Garantie

Sie können die virtuellen Assistenten von Wishup eine Woche lang testen, um zu sehen, ob sie gut zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Wenn Sie dann mit den Dienstleistungen unzufrieden sind, können Sie einen Ersatz anfordern.

Wishup macht die Einstellung eines virtuellen Assistenten einfach!

Wishup macht die Einstellung zum Kinderspiel. Da Sie unsere virtuellen Assistenten auch für nur wenige Monate oder sogar Wochen einstellen können, können Sie Ihr Team je nach Bedarf problemlos auf- oder abrüsten.

Stellen Sie einen virtuellen Assistenten in drei Schritten ein:

1. Vereinbaren Sie zunächst eine kostenlose Beratung mit den Wishup-Experten.
2. Zweitens: Teilen Sie unserem Team die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens mit.
3. Drittens warten Sie darauf, dass unsere Experten Ihnen das beste Profil für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuordnen.

Sie können innerhalb von 24 Stunden mit einem unserer virtuellen Assistenten arbeiten.

Verbessern Sie noch heute Ihr E-Mail-Management mit Wishup!

E-Mail-Verwaltung kann mühsam sein. Aber nicht, wenn Sie an Bord virtuelle Unterstützung erhalten!

Um Ihnen zu mehr Freiheit in Ihrem Unternehmen zu verhelfen, kann Wishup Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail-Verwaltungsanforderungen, Verwaltungsverfahren und mehr zu rationalisieren. Senden Sie uns eine E-Mail an [email protected] oder buchen Sie einfach eine kostenlose Beratung mit unseren Fachleuten, um die besten Dienste für virtuelle Assistenten zu erhalten.