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MD: Immer mehr Mitarbeiter müssen sich mit einem wachsenden Posteingang auseinandersetzen. Hier sind ein paar Tipps und Tools, mit denen Sie Ihren Posteingang wieder unter Kontrolle bringen können.

Während die Pandemie langsam der Vergangenheit angehört, hat sie etwas hinterlassen, das auf absehbare Zeit ein Teil von uns werden wird – Remote Work.

Covid-19 ist jedoch nicht der einzige Grund, warum immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter zur Telearbeit einberufen. Es spart Unternehmen auch Geld und ermöglicht den Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance.

Als Folge dieser Verschiebung erfolgt mehr Kommunikation per E-Mail. Für viele Arbeitnehmer, die dieses Kommunikationsmodell nicht gewohnt sind, wird dies jedoch hektisch.

Sie wachen mit einem überfüllten Posteingang auf, auf den Sie antworten müssen. Und egal, wie eifrig Sie versuchen zu antworten, es ist keine leichte Aufgabe, wenn Ihr Gmail immer noch mit mehr Nachrichten gestreamt wird. Kurz gesagt, das Schreiben von E-Mails wird mühsam, zeitraubend und überflüssig.

Aber ob es Ihnen gefällt oder nicht, E-Mails werden so schnell nicht verschwinden. Man muss nur die geeigneten Methoden und Werkzeuge finden, die einem dabei helfen, damit umzugehen.

Lesen Sie weiter, um zu sehen, was wir für Sie auf Lager haben.

Tipps zum Verwalten Ihrer E-Mail

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, mit denen Sie weniger Zeit mit Ihrer E-Mail verbringen können.

Priorisieren Sie E-Mails, die sofortige Maßnahmen erfordern

Posteingang Null ist ein zu hohes Ziel, wenn man jeden Tag Dutzende von E-Mails erhält. Trotzdem können Sie immer noch dorthin gelangen, wenn Sie genau wissen, auf welche E-Mail Sie antworten müssen, sobald sie Ihren Posteingang erreicht.

Dies garantiert Ihnen zwar einen sauberen Posteingang, beeinträchtigt jedoch die Produktivität, da Sie die E-Mail-App jedes Mal öffnen, wenn Sie die Benachrichtigungsglocke hören.

Dieses Verhalten ist so weit verbreitet, dass Berufstätige bis zu 28 % ihrer Arbeitswoche mit E-Mails verbringen. Angenommen, Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche; Das sind 11 Stunden, die Sie nur für Google Mail aufgewendet haben. Es ist viel Zeit, die Sie damit verbringen könnten, etwas Produktiveres zu tun.

Anstatt E-Mails jedes Mal zu überprüfen, wenn sie in Ihren Posteingang gelangen, teilen Sie die Zeit, die Sie für die Arbeit und das Lesen von E-Mails benötigen, in Portionen auf.

Sie können sich eine Stunde für die Arbeit und zehn Minuten Zeit nehmen, um gleichzeitig Ihre E-Mails zu checken. Dies vermeidet E-Mail-Durcheinander, ohne Ihre Produktivität zu opfern. Denken Sie auch daran, nur E-Mails zu öffnen, die möglicherweise sofortige Maßnahmen erfordern, indem Sie den Betreff überprüfen.

Erstellen Sie einen Ordner „Später antworten“ für ausstehende E-Mails

Nicht alle E-Mails müssen beantwortet werden, sobald sie Ihren Posteingang erreichen. Einige erfordern Aktionen von Ihren Kollegen oder Vorgesetzten, bevor Sie antworten.

Aber Sie möchten Ihren Posteingang nicht mit E-Mails füllen, auf die Sie nicht geantwortet haben. Möglicherweise haben Sie Schwierigkeiten, Ihren Posteingang zu durchsuchen, um diese E-Mail zu erhalten, wenn Sie grünes Licht erhalten.

Dies ist eine Situation, in der sich Darcy Miller, die Gründerin von Pin and Pivot, befand. Sie verbrachte acht Stunden damit, nach einem Anhang einer E-Mail zu suchen, die sie einige Tage zuvor erhalten hatte.

Zu dieser Zeit erhielt sie täglich mehr als 150 E-Mails. Sie können sich also vorstellen, wie betäubend diese Erfahrung war.

Erstellen Sie einen „Später antworten“-Ordner, um solche E-Mails aufzubewahren und ein ähnliches Szenario zu vermeiden. E-Mails werden Ihren Posteingang nicht vermüllen und Sie werden Projekte nachverfolgen. Daher ist es möglich, Wind von ins Stocken geratenen Projekten zu bekommen, die sofortiges Handeln erfordern.

Verwenden Sie die Vorschaufunktion der E-Mail

Sie haben sich wahrscheinlich schon einmal in einem Szenario befunden, in dem Sie inmitten einer knappen Frist auf eine wichtige E-Mail gewartet haben.

Niemand möchte dorthin gelangen, aber für Remote-Arbeiter ist es unvermeidlich. In diesem Moment möchten Sie nicht, dass irgendetwas Ihre Aufmerksamkeit von der Aufgabe ablenkt, die Sie gerade erledigen.

Indem Sie die Vorschaufunktion der E-Mail aktivieren, vermeiden Sie den Drang, eine E-Mail zu öffnen, wenn Sie die Benachrichtigungsglocke hören.

Wie der Name schon sagt, können Sie mit der Vorschaufunktion einen Abschnitt einer E-Mail in Ihrem Posteingang auf Ihrem Telefon anzeigen. Es tut normalerweise das, was die E-Mails auf der Registerkarte “Werbung” tun.

Durch ein weiteres Fenster erhalten Sie einen kleinen Einblick in den Inhalt der E-Mail. Sie können auch jeglichen Junk sofort löschen, wodurch Ihre E-Mails so sauber wie möglich bleiben.

Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung

So einfach dies auch aussehen mag, es kann Ihnen helfen, viel Zeit zu sparen. Warum? Die meisten Remote-Mitarbeiter werden von den einfachsten Dingen abgelenkt, insbesondere wenn sie es nicht gewohnt sind, außerhalb des Büros zu arbeiten.

Es ist fast unmöglich, der Versuchung zu widerstehen, die E-Mail zu öffnen, wenn die Benachrichtigungsglocke einer neuen E-Mail durchkommt.

Um dieser Versuchung jedoch erfolgreich zu widerstehen, müssen Sie sehr diszipliniert sein. Wenn das nicht funktioniert, gibt es E-Mail-Verwaltungstools, die Ihre E-Mails vorher für einen festgelegten Zeitraum pausieren können. Sie können dann zulassen, dass neue Nachrichten einströmen.

Erstellen Sie vorgefertigte Antworten

Sie erhalten wahrscheinlich E-Mails von Personen mit ähnlichen Anfragen, wenn Sie ein Remote-Mitarbeiter in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Management und Verwaltung sind. Es können kalte E-Mails, Anfragen zur Zusammenarbeit, Verkaufsgespräche und mehr sein.

Wenn Sie beispielsweise der Marketingleiter in Ihrem Unternehmen sind, ist es üblich, dass Freiberufler Ihnen kalte Angebote zusenden, in denen Sie nach Remote-Verträgen in Ihrem Unternehmen fragen.

Das Schreiben personalisierter Antworten zur Ablehnung dieser Anfragen ist zwar professionell, aber Sie könnten Ihre kostbare Zeit damit verschwenden. Erstellen Sie stattdessen eine vorgefertigte Antwortvorlage, die Sie für jeden Absender anpassen können. Sie können auch einen virtuellen E-Mail-Assistenten beauftragen, der Ihnen beim Sortieren Ihres Posteingangs hilft.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Standardantwort als eine Ihrer E-Mail-Signaturen. Sie füllen es dann automatisch mit Ihren Antworten aus, nachdem Sie es geändert haben, um den Umständen aller gerecht zu werden.

Seien Sie diszipliniert

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Es gibt viele Tricks, die Sie anwenden können, um Ihre E-Mails zu verwalten. Wenn Sie jedoch nicht diszipliniert genug sind, ihnen gewissenhaft zu folgen, werden Ihre Produktivitätsbemühungen nur eine weitere Achterbahnfahrt sein, die nirgendwohin führt.

Effizientes Arbeiten bedeutet, E-Mails für Sie arbeiten zu lassen und keine Schwierigkeiten zu haben, mit Ihrem Posteingang Schritt zu halten. Leider bedeutet dies, dass Sie den Schritten folgen müssen, bis es in Ihr System gelangt. Wenn Sie sich beispielsweise entschieden haben, Zeitblöcke beim Öffnen Ihrer E-Mails zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie diese befolgen.

Das ist leichter gesagt als getan. Sie möchten sicherstellen, dass sich Ihre Worte und Taten reimen.

Und wenn dies zu einer zu großen Herausforderung wird, können Ihnen mehrere Tools dabei helfen, produktiv zu bleiben, indem Sie Ihre E-Mails verwalten. Das bringt uns zum nächsten Abschnitt.

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Es gibt jede Menge Tools, die Ihnen den Stress nehmen können, Ihren vollen Posteingang im Alleingang zu verwalten. Hier ist, womit Sie beginnen können.

Rechter Posteingang

Right Inbox bietet Ihnen Funktionen, die Sie in Google Mail nicht erhalten. Das übergeordnete Ziel besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, weniger Zeit in Gmail zu verbringen und gleichzeitig in kürzester Zeit mehr zu erreichen.

Apropos E-Mail-Verfolgung, E-Mail-Erinnerungen, Seriendruck und E-Mail-Vorlagen. Die Funktionen sind darauf zugeschnitten, Ihnen das Leben zu erleichtern, und sind praktisch, wenn Sie viel E-Mail verwenden.

Wenn Sie beispielsweise ein Team von Remote-Mitarbeitern leiten und etwas kommunizieren möchten, können Sie die Serienbrieffunktion verwenden, um sie sofort zu kontaktieren und gleichzeitig die Personalisierung in Schach zu halten.

E-Mail-Analyse

E-Mail-Analysen sind praktisch, wenn Sie auf E-Mails angewiesen sind, um Ihr Geschäft zu führen und mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren.

Wie der Name schon sagt, ist das Tool ein Kraftpaket für E-Mail-Einblicke. Es sammelt Daten über die Anzahl der von Ihnen gesendeten E-Mails, den Zeitraum mit hohem und niedrigem E-Mail-Verkehr, Top-Absender, Empfänger und die Antwortzeit.

Mit solchen Daten wissen Sie, wie wertvoll Ihre E-Mail-Kommunikation ist und wie Sie sie effektiver umstrukturieren können.

Grammatik

Die Kommunikation per E-Mail bedeutet, viel zu schreiben. Aber Sie möchten keinen Englischexperten oder Redakteur engagieren, um Ihre E-Mails gegenzuprüfen. Trotzdem wollen Sie Ihren Ruf nicht mit vielen Tipp- und Grammatikfehlern ruinieren.

Glücklicherweise ist Grammarly dafür gebaut. Es ist praktisch, wenn Sie viel E-Mail-Kommunikation haben, die professionelle Antworten erfordert.

Stecken Sie es als Chrome-Erweiterung in Ihren Browser und aktivieren Sie es, um Grammarly zu verwenden. Grammatikfehler werden dann beim Schreiben in Echtzeit angezeigt. Dies kann eine Zeitersparnis sein, insbesondere wenn Sie nicht die Zeit haben, alle Ihre E-Mails durchzugehen, um Fehler zu korrigieren.

VoilaNorbert

VoilaNorbert ist ein Produktivitätstool, das als E-Mail-Finder fungiert. Obwohl es nicht an Ihre E-Mail angehängt wird, können Sie es verwenden, um E-Mail-Adressen auf Instagram, anderen Social-Media-Websites oder über die Web-App zu finden.

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht die E-Mail von jemandem, erhalten sie aber nicht in Ihrem Dschungel-Posteingang. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, Ihren Posteingang zu durchsuchen oder Kollegen zu fragen, verwenden Sie VoilaNorbert.

Geben Sie den Namen der Person und ihre Domain-Adresse in das Suchfeld von Norbert ein und klicken Sie auf „Suchen“. Es wird seine Datenbank durchsuchen, um die E-Mail zu finden und sie in wenigen Minuten zurückzugeben. Sie haben auch eine Option für einen Massen-E-Mail-Finder, wenn Sie eine riesige Liste von Interessenten haben.

E-Mail reinigen

Die Reinigung der E-Mail ist ein harter Job. Sie können feststellen, dass Sie einen ganzen Tag damit verbringen, E-Mails zu löschen, die Sie seit zehn Jahren angesammelt haben.

Wie der Name schon sagt, erledigt Clean Email die Drecksarbeit für Sie. Es hilft Ihnen, Ihren überfüllten Posteingang mit minimalem Aufwand von Ihnen effektiv zu verwalten. Und Sie müssen sich keine Sorgen um den Verlust wichtiger Daten machen.

Die Funktionsweise des Tools ist ganz einfach. Organisieren Sie Ihre E-Mails in Bewertungsbündeln und kombinieren Sie die E-Mails in Quick Clean und Smart Views wie „Alte E-Mails“ oder „E-Mails aus sozialen Netzwerken“.

Prof. Helpdesk

Wie würde es sich anfühlen, wenn Sie alle Ihre E-Mails an einem Ort verwalten könnten, indem Sie einen gemeinsamen Posteingang mit Ihren Kollegen verwenden?

Wenn Sie diese Erfahrung machen möchten, probieren Sie das Helpdesk-Tool ProProf aus. Mit der E-Mail-Software können Sie so viele Posteingänge wie möglich hinzufügen.

Und da es in einer E-Mail aufgezeichnete Nachrichten von einem Ort aus erfassen kann, fungiert es als zentraler Bezugspunkt für alle Ihre Kollegen und Teammitglieder.

Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass es über die Verwaltung Ihrer E-Mails hinausgeht. Sie können es außerdem verwenden, um Kundenfeedback zu erfassen, die individuelle Leistung Ihres Teams zu überwachen und in den Live-Chat zu integrieren, um Ihr Kundensupport-Team zu stärken.

Das E-Mail-Spiel

Das E-Mail-Spiel ist ein gamifiziertes Tool, mit dem Sie Ihren Posteingang frei halten können. Die Idee ist einfach. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, haben Sie drei Minuten Zeit, um zwischen drei Optionen zu wählen: Jetzt antworten, Antwort planen oder Überspringen.

Wenn Sie nicht innerhalb der festgelegten Zeit handeln, verlieren Sie Punkte.

Während das Tool beim E-Mail-Management wie ein Tropfen auf den heißen Stein erscheinen mag, hat eine erstaunliche Anzahl von Menschen Hilfe von dem Tool gefunden. Laut dem Entwickler der Tools, Boomerang, hat das E-Mail-Spiel zwischen 2010 und 2019 über einer Million Menschen geholfen, ihren E-Mail-Posteingang wieder unter Kontrolle zu bringen.

Mailstrom

Mailstrom soll große Teile von E-Mails, die Sie nicht wollen, mit einem Klick löschen. Einer ihrer Benutzer behauptete einmal, 22.000 E-Mails in weniger als einer Stunde gelöscht zu haben.

Interessant ist, dass Mailtstrom Ihnen immer noch die Kontrolle überlässt. Das bedeutet, dass es sich nicht ausschließlich auf Algorithmen der künstlichen Intelligenz verlässt, die versuchen zu erraten, was Ihnen wichtig ist. Stattdessen ist es ein mächtiges Werkzeug, das Ihre menschliche Intelligenz verstärkt.

Dies geschieht, indem es viele verwandte E-Mails identifiziert und es einfach macht, sie als Gruppe zu agieren. Durchsuchen Sie Dutzende, Hunderte oder Tausende von E-Mails auf einmal.

Fazit

Da wir uns weiterhin auf Remote-Arbeit einlassen, wird Ihr E-Mail-Management wahrscheinlich eine erneute Überarbeitung erfordern. Sie erwarten, mehr E-Mails zu erhalten, was bedeutet, dass Sie bald Dutzende (wenn nicht Hunderte) ungelesener E-Mails in Ihrem Posteingang hängen haben werden.

Sie müssen nicht auf die roten Schilder warten oder darauf, dass sich Ihr Posteingang in Chaos verwandelt, bevor Sie handeln. Beginnen Sie also damit, es zu verwalten, solange Sie können. Glücklicherweise haben Sie ein paar Hinweise, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Über den Autor

David Campbell ist Spezialist für digitales Marketing bei Ramp Ventures. Darüber hinaus hilft er bei der Leitung des Content-Marketing-Teams bei Rechter Posteingang. Wenn er nicht arbeitet, reist er gerne und versucht, Spanisch zu lernen.